Henk Voorbij & Pieter Douma

In opdracht van het Nederlands Bibliografisch Centrum hebben Henk Voorbij en Pieter Douma onderzoek gedaan naar de mate van volledigheid van de collectie van het Depot van Nederlandse Publicaties van de KB. Daarnaast besteedden zij aandacht aan de mate van actualiteit van de Nederlandse Bibliografie.
De belangrijkste bevindingen van het onderzoek zijn de volgende. Van de in Nederland uitgegeven boeken met een ISBN is 96,6% aanwezig in de Depotcollectie. Van de in Nederland uitgegeven proefschriften is 99% en van de academische redes 87,5% aanwezig. Van de in Nederland uitgegeven grijze literatuur is ± 70% en van de periodieken is ± 90% te vinden in de Depotcollectie.

Resultaten echt verbeterd
In vergelijking met het onderzoek dat HJ van Beek in 1983 uitvoerde voor de toenmalige Bibliotheekraad - De aanwezigheid van publicaties bij het Depot van Nederlandse Publicaties - zijn de resultaten op alle fronten flink verbeterd. In 1983 was slechts 71.9% van de boeken met ISBN aanwezig in het Depot. De dekking van proefschriften bedroeg destijds 76.9%, van grijze literatuur ± 45% en van periodieken 68.8%. Over de hele linie worden nu aanzienlijk betere resultaten behaald. Voor een deel kan dit verklaard worden uit het feit dat het Depot in het begin van de jaren tachtig te kampen had met achterstanden in de verwerking van ontvangen publicaties. Dit kan de resultaten van het eerdere onderzoek negatief hebben beïnvloed. Het is immers niet uitgesloten dat destijds een aantal als ontbrekend gerekende publicaties in feite wel aanwezig was, maar niet via de catalogus of een ander registratiesysteem achterhaald kon worden. Zo werd in 1983 verondersteld dat de dekking van boeken met een ISBN in werkelijkheid 95% zou bedragen. Inmiddels is met behulp van het Pica-3-systeem een snellere catalogisering van ontvangen publicaties mogelijk dan in 1983. Nu vindt direct na ontvangst een registratie plaats. Een tweede, oneigenlijke oorzaak van de verbetering, kan gelegen zijn in de sinds 1992 aangescherpte verzamelcriteria. Inmiddels worden niet langer publicaties verzameld die het beste als 'efemeer' omschreven kunnen worden. Voorbeelden zijn streekplannen, publicaties van de provinciale of gemeentelijke overheid met een ambtelijk karakter, voorlichtingsmateriaal, door en voor de eigen instelling ontwikkeld lesmateriaal, huis-aan-huisbladen en personeelsbladen. Juist deze categorieën zijn moeilijk te achterhalen en te pakken te krijgen. Ook waar een zuivere vergelijking mogelijk was, tussen categorieën die toen en nu nog verzameld worden, werd een duidelijke vooruitgang geconstateerd. Daarom is er ook sprake van een werkelijke vooruitgang. Dit is niet in de laatste plaats te danken aan de inspanningen van de medewerkers om publicaties op te sporen en te verwerven en om uitgevers en uitgevende instanties te registreren. Wellicht spelen ook de betere bibliografische mogelijkheden, zoals de zoek-mogelijkheden in het GGC, hierbij een belangrijke rol.

Keuze van bronnen
Het Depot beoogt de meest volledige verzameling van Nederlandse uitgaven te zijn. Om na te gaan hoe volledig of onvolledig de Depotcollectie is, moet deze vergeleken worden met een bron die een nog vollediger beeld geeft. Voor boeken met ISBN is uitgegaan van het ISBN-bestand, dat wordt beheerd door het Centraal Boekhuis in Culemborg. Om de volledigheid van de Depotcollectie op het gebied van academische geschriften te onderzoeken werd aan alle 13 Nederlandse universiteiten gevraagd een overzicht te geven van aldaar gepubliceerde proefschriften en redes. Het is echter moeilijker een goed overzicht te krijgen van in Nederland gepubliceerde grijze literatuur en periodieken. Daarom zijn op die twee terreinen elk twee bronnen gebruikt. Om een overzicht van grijze literatuur te krijgen is aan 100 instellingen gevraagd een fondslijst van publicaties in eigen beheer op te sturen. Daarnaast is uit het GGC een selectie van in Nederland uitgegeven boektitels zonder ISBN vervaardigd. Voor periodieken is uitgegaan van het Handboek van de Nederlandse Pers en Publiciteit. Daarnaast is een selectie van recent gestarte Nederlandse periodieken, beschreven in het GGC, gemaakt. Het onderzoek vond plaats in het tweede halfjaar van 1995 en het eerste halfjaar van 1996. De bronnen hadden zoveel mogelijk betrekking op publicaties uitgegeven in 1993. Zo werden bij universiteiten jaarverslagen over 1993 aangevraagd, en is de selectie uit het GGC beperkt gebleven tot titels met jaar van uitgave 1993. Daarmee wordt recht gedaan aan de praktijk van het Depot. Sommige publicaties zijn moeilijk te achterhalen en worden pas verworven enige of geruime tijd na verschijnen. De gekozen onderzoeksopzet gunt het Depot dus enige speling en geeft een zo goed mogelijk beeld van de uiteindelijke dekking. Weliswaar is het niet uitgesloten dat een enkele publicatie in een nog later stadium verworven wordt, maar dat zal nauwelijks van invloed zijn op het eindresultaat.

Controle op aanwezigheid
De titels, vermeld in de diverse bronnen, zijn onderzocht op aanwezigheid in de Depotcollectie. In de meeste gevallen is volstaan met een steekproef van titels. Uit de steekproeven verwijderd zijn titels die niet in aanmerking komen voor opname in de collectie van het Depot. Categorieën als scripties en stageverslagen vielen al vanaf de aanvang van het Depot in 1974 buiten de verzamelcriteria. Sinds 1992 worden ook efemere publicaties niet langer verzameld. In enkele gevallen was het bijzonder lastig om op grond van de vaak summiere titelgegevens te bepalen of een titel wel of niet voldeed aan de verzamelcriteria.
De aanwezigheidscontrole van de in de steekproeven gehandhaafde titels vond plaats door raadpleging van het GGC of van de daarop gebaseerde bestanden: de online-werkcatalogus, OWC en het acquisitie-systeem ACQ van de KB. Zo kon van elke titel uit de steekproeven worden bepaald of deze bij het Depot aanwezig is, dan wel in bestelling, maar (nog) niet ontvangen is, dan wel noch aanwezig, noch in bestelling is.

Analyse & aanbevelingen
Het aanwezigheidspercentage geeft een goed beeld van de mate van volledigheid van de collectie. Om gerichte aanbevelingen te kunnen doen die zouden kunnen leiden tot verbetering, is het van belang inzicht te hebben in de stand van zaken op meer specifieke onderdelen binnen een categorie. Nadere analyse wees bijvoorbeeld uit dat het Depot met name academische redes van de Universiteit van Amsterdam en de Landbouw Universiteit Wageningen mist, en dat bij de periodieken jaarpublicaties een relatief groot aandeel hebben in de lacunes. De belangrijkste aanbeveling is om jaarlijks een selectie van grijze literatuur, opgenomen in het GGC, te vervaardigen en uit te pluizen op lacunes. Gemeten over 1993 zal een dergelijke lijst ongeveer 8.300 titels bevatten die bij de KB ontbreken. Daaronder zullen zich ± 2.650 echte lacunes bevinden. Op die manier kan de dekking van grijze literatuur nog worden verbeterd.

Actualiteit & NUGI-codes
Het onderzoek had tevens betrekking op twee andere onderdelen. De mate van actualiteit van de A-lijst van de Nederlandse Bibliografie is onderzocht door na te gaan in hoeverre in de A-lijsten van 1993 titels voorkomen met jaar van uitgave 1992. Vanaf week 8 heeft meer dan 50% van de opgenomen titels als jaar van uitgave 1993. De 90%-grens wordt het eerst overschreden in week 16 en vastgehouden vanaf week 22. Uit een nadere analyse komt naar voren dat in verhouding bijzonder weinig achterstand voorkomt bij titels in de rubriek 'proza'. Uitgevers van romans en novellen hechten mogelijk veel waarde aan een tijdige vermelding in Boekblad. De achterstand is ten dele uitgevers-gebonden. Een aantal uitgevers wacht misschien met verzending van hun publicaties naar het Depot tot men een pakket bij elkaar heeft. Achterstand komt relatief weinig voor bij uitgaven van de leden van de Koninklijke Nederlandse Uitgeversbond en van uitgevers die erkend of geregistreerd zijn door de Koninklijke Vereeniging ter bevordering van de belangen des Boekhandels (KVB). Tenslotte is onderzocht in hoeverre aan publicaties vermeld in de A-lijst van de Nederlandse Bibliografie de Nederlandse Uniforme Genre Indeling-codes (NUGI) zijn toegekend. Ook hiervoor is een aantal afleveringen van de A-lijst doorgenomen. De NUGI-code ontbrak bij 32% van de onderzochte titels. Ook dit bleek te maken te hebben met de uitgever. De meeste uitgevers kennen consequent wel of niet NUGI-codes toe. Een beperkt onderzoek toonde aan dat 28% van de door de KVB erkende of geregistreerde uitgevers in het geheel geen NUGI-codes toekent. Dit geeft duidelijk aan dat de praktijk niet overeenstemt met de richtlijnen.

Dit artikel verscheen eerder in: KB Centraal, Huisorgaan van de Koninklijke Bibliotheek 25 (1996) 9 (september) p. 5-6.

De resultaten van het onderzoek zijn uitgebreid beschreven in:
Hoe volledig is het Depot : een onderzoek naar de volledigheid van de collectie van het Depot van Nederlandse publicaties / HJ Voorbij en PJM Douma. - Den Haag : Koninklijke Bibliotheek, 1996. - 74 p. Verschenen onder auspiciën van het Nederlands Bibliografisch Centrum.

Over dit onderzoek zijn verder de volgende artikelen gepubliceerd:

  • Niet wettelijk, wel effectief : hoe volledig is het Depot van Nederlandse Publicaties? / Henk Voorbij en Pieter Douma. - In: Informatie Professional 1 (1997) 1, p. 34-39.
  • The coverage by national libraries of national imprints: a study in the Netherlands / Henk Voorbij en Pieter Douma. In: Alexandria 9 (1997) 2, p. 155-166.