Introductie
In 2004-2005 is door de Hoofdafdeling Research & Development van de Koninklijke Bibliotheek (KB) het pilot-project Nationale Digitale Opslagdienst voor Beeldmateriaal uitgevoerd onder de werknaam "pilot TIFF-archief". Doel van de pilot was inzicht te krijgen in de technische en functionele mogelijkheden, kosten, haalbaarheid en wenselijkheid van een in te richten nationale digitale opslagdienst bij de KB. De dienst is bedoeld voor het langdurig behoud en hergebruik van masterbestanden van digitaliseringsprojecten van Nederlandse erfgoedinstellingen. In eerste instantie gaat het hierbij voornamelijk om TIFF-bestanden.
In het projectvoorstel waren twee doelen gesteld: het inrichten van een pilot-systeem voor de opslag van enkele duizenden TIFF-bestanden van erfgoedinstellingen en het schrijven van een business plan om de haalbaarheid en wenselijkheid van de dienst te onderzoeken.
Pilot-systeem
Bij de ontwikkeling van het pilot-systeem is samengewerkt met vijf instellingen uit de cultureel erfgoedsector: de Universiteitsbibliotheek Amsterdam, het Nederlands fotomuseum, het Historisch Centrum Overijssel, het Theater Instituut Nederland en de Hoofdafdeling Kennisdiensten en Collecties van de Koninklijke Bibliotheek. De vijf deelnemende instellingen hebben een groot aandeel gehad in het formuleren van eisen waaraan het systeem moet voldoen. Bij de selectie van de instellingen is een spreiding aangebracht in sectoren, zodat archieven, bibliotheken, musea en documentatiecentra vertegenwoordigd waren en gewerkt kon worden met verschillende typen testmateriaal. Naast het formuleren van eisen hebben de instellingen testmateriaal beschikbaar gesteld en de functionaliteit van het systeem getest.
Voor het pilot-systeem is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de bestaande infrastructuur, standaarden en technieken die bij het e-Depot in gebruik zijn. Ten behoeve van het TIFF-archief is door IBM de bestaande infrastructuur van het e-Depot uitgebreid met een component voor teruglevering van bestanden en met een beveiligingsmechanisme voor authenticatie en autorisatie van gebruikers van het TIFF-archief. Er is een website ontwikkeld voor de toegang tot het TIFF-archief van buitenaf. Op de website kunnen gedeponeerde bestanden worden gezocht en geselecteerd. De geselecteerde bestanden kunnen vervolgens worden teruggeleverd aan de instellingen.
Na de inrichting van het systeem is een haalbaarheidstest uitgevoerd. Voornaamste doel was te testen of het deponeren en terugleveren van collecties met TIFF-bestanden van grote omvang haalbaar was. Het pilot-systeem bleek te voldoen aan de gestelde eisen. Bij operationalisatie van de dienst, zal het systeem wel opgeschaald moeten worden om de gewenste capaciteit en performance te bereiken.
Business plan
Het business plan geeft inzicht in de kosten en baten van de opslagdienst. Voor het berekenen van de kosten is een rekenmodel ontwikkeld waarin personeelsinzet en hard- en software zijn opgenomen.
Het business plan laat zien dat de dienst in een behoefte bij de cultureel erfgoedinstellingen voorziet. In de eerste helft van 2005 is een marktonderzoek gehouden onder circa 100 erfgoedinstellingen om de behoefte aan een opslagdienst te peilen. De resultaten waren positief: 42 procent van de erfgoedinstellingen liet weten gebruik te zullen maken van een centrale opslagdienst en van de mogelijkheid bestanden teruggeleverd te krijgen.
In het business plan is een business model uitgewerkt om de dienst kostendekkend te kunnen maken. Dit model zal in het vervolgtraject nader worden uitgewerkt.
Vervolgtraject
De resultaten van de pilot waren positief. In 2006 zal een implementatietraject worden gestart. Het implementatietraject zal worden uitgevoerd door het projectbureau van Het Geheugen van Nederland. De dienst zal ook bij Het Geheugen worden ondergebracht. De verwachting is dat de opslagdienst in 2007 operationeel zal zijn.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Astrid Verheusen