|
Waarom bruiklenen?
De KB heeft de grootste kranten- en tijdschriftencollectie van Nederland. Toch liggen niet alle tijdschriften uit de selectie compleet in het KB-magazijn. Soms ontbreekt een titel zelfs helemaal. Voor enkele belangrijke titels maakt de KB daarom gebruik van bruiklenen. De KB werkt hiervoor samen met andere erfgoedinstellingen, net zoals bij het digitaliseren van historische kranten en achttiende-eeuwse boeken.
Voor de digitalisering van tijdschriften werkt de KB samen met vier andere instellingen. Dit zijn de bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam, de Openbare Bibliotheek van Amsterdam, Erfgoedhuis Zuid Holland en het Haags Gemeentearchief. Het is de bedoeling om dit aantal in de toekomst uit te breiden. Op deze manier worden zo veel mogelijk tijdschriften zo volledig mogelijk digitaal beschikbaar.
Het sluiten van een overeenkomst
De basis voor zo’n samenwerking is een bruikleenovereenkomst. In deze overeenkomst wordt zorgvuldig en nauwgezet afgesproken op welke manier de tijdschriften vervoerd en opgeslagen worden. Een ander belangrijk punt is de duur van een bruikleen. Over het algemeen geldt dat de geleende tijdschriften maximaal vier maanden van huis zijn. Ook moet de KB kunnen garanderen dat het scanbedrijf waar de tijdschriften uiteindelijk heen gestuurd worden de eisen van de instellingen naleeft.
De procedure
De KB benadert een instelling met de vraag of een bruikleen mogelijk is. Als de instelling bereid is wordt bekeken in welke staat de tijdschriften verkeren. De bruikleengever bepaalt vervolgens de verzekeringswaarde. Hierna sluiten de KB en de instelling een bruikleenovereenkomst. De meeste bruiklenen worden daarna naar de KB waar ze eerst in quarantaine worden bewaard. Dit gebeurt standaard met materiaal dat de KB binnenkomt. Als de banden een actieve schimmel bevatten kan immers de gehele KB-collectie gevaar oplopen.
Zodra de tijdschriften ‘schoon’ zijn bevonden komen ze terecht op de afdeling materiaalvoorbereiding, waar onder anderen gegevens over de tijdschriften in een database worden verwerkt. Het scannen gebeurt bij een scanbedrijf en ook hiervoor gelden speciale veiligheidsmaatregelen.
Hier voeren materiaalvoorbereiders alle benodigde gegevens van de tijdschriften in in een database. Het scannen zelf gebeurt extern bij een scanbedrijf. Ook voor het transport hierheen gelden strenge eisen. Zo moeten er bijvoorbeeld altijd twee chauffeurs aanwezig zijn. Zij moeten in één keer door naar de plaats van bestemming rijden. Zelfs een santitaire stop is niet toegestaan.
Als de scans zijn gemaakt gaan de tijdschriften zo snel mogelijk terug naar de eigen instelling. De KB zorgt dan verder voor de controle en de beschikbaarstelling van de scans.