Het team materiaalvoorbereiding
De geselecteerde tijdschriften komen voor het grootste gedeelte uit de magazijnen van de KB zelf. De tijdschriften gaan echter niet rechtstreeks vanuit het magazijn naar Karmac Microfilm Systems om gescand te worden. Eerst bereiden KB-medewerkers de banden zorgvuldig voor. Dat gebeurt door het team materiaalvoorbereiding Hier werken de zogenaamde materiaalvoorbereiders aan de verschillende digitaliseringsprojecten van de KB. Zij kijken alle tijdschriftenpagina’s nauwkeurig na. Dat zijn er uiteindelijk anderhalf miljoen! Een grote klus.
Het grootste deel van de tijdschriften is ingebonden. De materiaalvoorbereiders leggen de banden op een speciaal kussen zodat ze niet kunnen beschadigen en bladeren ze handmatig door. Alle bijzonderheden worden in een database ingevoerd.
|
| Het tijdschrift Jong Holland op een steunkussen |
Opdelen
Een van de belangrijkste dingen tijdens de voorbereiding is het opdelen van de banden in oorspronkelijke afleveringen. Bij elk nieuw nummer plaatsen de materiaalvoorbereiders een target. De aflevering kan zo als een afzonderlijke eenheid gescand worden. De datum van uitgave, jaargang, het afleveringsnummer en het aantal pagina’s (de metadata) worden genoteerd in een database. Dit klinkt eenvoudiger dan het is. Veel 19e-eeuwse tijdschriften waren bedoeld om in te binden. Alle afleveringen binnen een jaar zijn doorgenummerd en de pagina’s zijn zo vormgegeven dat een jaargang er na het inbinden precies zo uit ziet als een boek. In zo’n geval is het een hele klus om de band weer in losse afleveringen op te delen. Soms is dat zelfs helemaal niet meer mogelijk. En bij banden waarbij het wel mogelijk is, ontbreken soms jaargang- en afleveringsnummers of de publicatiedatum. In de banden is gelukkig wel vaak een register of inhoudsopgave aanwezig. Deze krijgen een aparte vermelding in de database zodat ze straks op de website makkelijker kunnen worden teruggevonden. Het tijdschriftenproject zorgt voor een heleboel gepuzzel. Gelukkig maken de intrigerende koppen en de mooie illustraties veel goed.
Informatie voor de scanoperators
Naast het verzamelen van metadata lopen de materiaalvoorbereiders de banden ook na op uitklapbladen, tabellen en teksten die over twee pagina’s en eventuele beschadigingen. Zo weten de scanoperators dat ze aan die pagina’s extra aandacht moeten besteden. Als de tijdschriften zijn voorbereid worden ze in transportkisten verpakt. De gegevens uit de database worden uitgeprint en samen met de tijdschriften door Karmac opgehaald.