Nederlandse uitgevers staan van elke gedrukte publicatie veelal gratis een exemplaar af aan de KB. De KB maakt een beschrijving voor de Nederlandse Bibliografie en bewaart het (vrijwillig) gedeponeerde materiaal voor raadpleging op verzoek en alleen ter plekke nu en in de toekomst. Voor de beschrijving en bewaring van elektronische publicaties was tot voor kort nog niets geregeld, maar daar zal binnenkort verandering in komen.

Het succes van het Depot van gedrukte publicaties, zoals dit sinds 1974 door de KB wordt beheerd, is voor een groot deel te danken aan de medewerking van Nederlandse uitgevers. Zij worden hierin gestimuleerd door de organisaties uit het "boekenvak", zoals de KVB en de KNUB. Zij vormen met de KB en enkele andere organisaties het samenwerkingsverband Nederlands Bibliografisch Centrum. Gedrukte boeken en tijdschriften zullen nog geruime tijd voor uitgevers en boekhandels de belangrijkste produkten zijn. Elektronische uitgaven zijn echter niet meer uit het informatieaanbod weg te denken: teksten, eventueel met plaatjes en grafieken, databanken met numerieke, feitelijke en bibliografische informatie, multimedia en programmatuur (bijv. courseware of educatieve programmatuur). Het spreekt vanzelf dat uitgevers en 'branchevreemde' informatieproducenten vooral aandacht hebben voor vraagstukken van produktie en marketing. Gedrukte publicaties worden wekelijks vermeld in Boekblad als onderdeel van de Nederlandse Bibliografie A lijst. Maar hoe wordt bekend welke elektronische uitgaven zijn verschenen? En wie bekommert zich om een elektronische publicatie wanneer de vraag ernaar afneemt en het aanbod wordt gestaakt? Niet alle elektronische publicaties zijn het waard om te worden bewaard, maar voor later onderzoek zou toch een deel van het aanbod, dat net als dat van gedrukte boeken en tijdschriften behoort tot het culturele erfgoed van Nederland, moeten worden behouden. Er zou dus een Depot voor elektronische publicaties moeten komen. De KB heeft deze taak op zich genomen als een logische uitbreiding van haar activiteiten voor het bestaande Depot van gedrukte publicaties.

In de praktijk doen zich diverse problemen voor die de inrichting en het beheer van een depot van elektronische publicaties niet eenvoudig maken. Zo zijn elektronische publicaties vastgelegd op zeer verschillende dragers: magneetband (tekst, geluid, beeld), chip (elektronisch boek), harde schijf, diskette, optische schijf. De variatie bij deze laatste is groot: cd-rom, cd-worm, cd-xa, minidisc, en voor multimedia: cd-i, cdtv, 3do. Bijzondere apparatuur en programmatuur zijn nodig om de opgeslagen informatie te kunnen 'consumeren'. De fysieke levensduur van sommige informatiedragers is beperkt en formats kunnen veranderen. Daarom zal informatie van tijd tot tijd moeten worden geconverteerd om de informatie-inhoud te kunnen behouden. Teksten die elektronisch zijn vastgelegd in een code zoals ASCII, kunnen zonder moeite en soms onopvallend worden veranderd. Dit mag niet gebeuren bij materiaal dat in een depot wordt bewaard. Een ander probleem betreft de vergoeding aan uitgevers voor het gebruik van hun elektronische produkten door derden, de gebruikers van het Depot.

De geschetste problemen doen zich natuurlijk niet alleen voor in Nederland. Ook in andere technologisch geavanceerde landen wordt nagedacht over oplossingen. Elders lijkt een voorziening eenvoudiger tot stand te kunnen komen doordat deponering van publicaties meestal wettelijk is geregeld (zoals bekend verkeert Nederland met een vrijwillige regeling in een bijzondere positie). In Noorwegen bijvoorbeeld is deponering van elektronische publika ties waarvan er vijftig of meer exemplaren beschikbaar zijn, wettelijk verplicht. In Frankrijk en Duitsland wordt de wet ruim geinterpreteerd zodat de deponeringsplicht ook geldt voor elektronische publicaties zoals cd-roms en computersoftware. In de VS heeft de Library of Congress de wettelijke bevoegdheid om van uitgevers te eisen dat zij gratis cd-roms aan de bibliotheek afstaan. De praktijk is echter overal dat depotbibliotheken eerst trachten met uitgevers tot vrijwillige afspraken te komen, met name over de levering van offline media zoals cd-roms e.d. Een groot aantal Europese nationale bibliotheken, waaronder de KB, verenigd in het 'Forum on national bibliographic databases' (COBRA), hebben dit jaar bij de Europese Commissie een voorstel ingediend voor het opstellen van richtlijnen die landen zouden moeten volgen bij de opbouw en het beheer van een depot van elektronische publicaties. De richtlijnen betreffen selectiecriteria, mogelijkheden voor opslag en beschikbaarheid, duurzame bewaring en bibliografische beheersing. Daarnaast zullen modellen worden opgesteld voor de financiering.

De KB zal een bijdrage aan het opstellen van richtlijnen leveren, maar wil niet met de opbouw van een Depot voor Nederlandse elektronische publicaties wachten tot het Europese project gereed is. De KB wil met de leveranciers van elektronische informatie afspraken maken over de verwerving van materiaal en over de voorwaarden en tarieven voor het gebruik. De KB zal zorgen voor catalogisering van de verschillende elektronische publicaties. De beschrijvingen van de produkten zullen worden afgedrukt in het Boekblad en in afleveringen van de Nederlandse Bibliografie. Ook zullen de beschrijvingen zichtbaar zijn in de elektronische catalogus van de KB op het Nederlandse onderzoeknetwerk Surfnet. Door opname in deze gedrukte en elektronische catalogi is de leverancier/producent verzekerd van bekendmaking van het produkt bij een grote doelgroep.

7 september 1994
Gerard van Trier
hoofd beleidsstaf Koninklijke Bibliotheek