Overheidspublikaties worden anoniem beschreven, wat wil zeggen dat personen die overheidspublikaties (en andere officiële stukken als Acten van een Synode) ambtshalve ondertekenen, niet worden opgevat als auteur en op geen enkele wijze worden vermeld in de beschrijving. Ook gevallen waarin dergelijke personen met naam of in omschrijving op het titelblad voorkomen, worden behandeld als anoniem gepubliceerd (bijvoorbeeld 'Ordonantie voor den Hove van Hollandt, ge-emaneert bij Keyser Maximiliaen', 'Placaet onses heeren des coninx [= Philips II]', 'Edict van den coningh van Vranckryck [= Lodewijk XIII]'). Zo ook teksten als 'Aen-spraeck van Jacobus VI aent Parlement van Schotlandt', 'Brief van den coninck van Vranck-ryck aen't legher by Parys'. Deze beschrijvingen worden opgenomen met geografisch trefwoord.
Aflaten, encyclieken, bullen enzovoort van pausen en bisschoppen worden behandeld als overheidspublikaties: anoniem beschreven, opgenomen met geografisch trefwoord op Rome, Münster enzovoort; de pausen e.d. worden analoog behandeld aan koningen. Als overheidspublikaties gelden niet: missives van bijvoorbeeld Michiel de Ruyter aan de Admiraliteit, brieven van ambassadeurs aan hun regering, en dergelijke semi-officiële stukken: ze worden beschreven op naam van de auteur, indien bekend.
Instructies en reglementen van de Oost- en Westindische Compagnieën voor hun personeel, overeenkomsten van deze compagnieën met plaatselijke heersers, enzovoort worden niet beschouwd als overheidspublikaties.

Brieven of memories van met name genoemde ambassadeurs worden niet als overheidspublicaties beschouwd en dus op naam van de ambassadeur beschreven.

Een notaris die in de ik-vorm een notariële akte opstelt, wordt niet opgevat als auteur. De akte wordt beschreven als een anonieme publicatie, met eventueel een verwijzing vanaf de naam van de notaris, en zijn naam en thesauruslemmanummer in kmc 3011.

Een bijzonder geval vormen overheidspublicaties met toegevoegd commentaar. Het commentaar is soms, in vergelijking met de tekst van de overheidspublicatie, aanzienlijk langer. Het doel van de publicatie lijkt vooral het commentaar te zijn. De titelpagina suggereert echter dat de overheidspublicatie het belangrijkste is. Zie b.v. het `Decretum', geannoteerd door Hugo de Groot. Een dergelijk geval krijgt een dubbele behandeling: als gewone tekst en als overheidspublicatie, d.w.z. anoniem hoofdwoord en eventueel een sorteertitel met opname in de geografische thesaurus en annotatie over het jaar van uitvaardiging.

§ 68
1. Geregistreerd wordt de naam van de bestuurlijke geografische eenheid waarvan de bestuurder of het besturende lichaam de overheidspublikatie uitvaardigt, mits deze naam in de beschrijving voorkomt.
Voorbeeld: 'Reformatie bij richter, borgermeestere, schepenen en rhaett der stadt Arnhem' krijgt het ppn van Arnhem in kmc 6501.

2. Geregistreerd wordt ook de naam van de bestuurlijke geografische eenheid waarover de overheidspublikatie is uitgevaardigd, mits deze in de beschrijving voorkomt.
Voorbeelden: 'Ordonnantie aengaende het modderen inde riviere vande Vecht' krijgt het ppn van de Vecht in kmc 6501, maar ook dat van de Staten van Utrecht als zij de uitvaardigende instantie zijn.

Ordonnanties over meerdere provincies worden geregistreerd als Nederland, over meerdere Hollandse steden als Holland, enz.
Voorbeelden: 'Ordonnantie opt bier-brouwen inde landen der Generaliteyt' [= Nederland]; 'Ordonnantie Statuyt ende permissie der K.M. [= Karel V].... ouer alle zijne landen van herwaerds ouere' [= Nederland]; 'Reglement geformeert ten behoeve van de dorpen van Soeterwoude en Stompwyck' [= Holland]; 'Ghereformeerde dyck-rechten van t'Rijck van Nymegen, Over: ende Neder-Betouwe sampt Maes ende Waehl' [= Gelderland].

De hierna volgende bijzondere regels dienen als voorbeeld en kunnen verder naar analogie worden toegepast.
Een overheidspublikatie betreffende de gezamenlijke Noordelijke en Zuidelijke Nederlanden wordt geregistreerd op Nederland en op België.
Bij Nijmegen wordt onderscheiden: Nijmegen (stad); Nijmegen (Kwartier van); Nijmegen (Rijk van).
Brabant, dat is het oude hertogdom en later wat daarvan restte in 's Konings Nederlanden (plakkaten uit Brussel), en: Noord-Brabant, dat is Staats-Brabant (plakkaten uit 's-Gravenhage).
In bijzondere gevallen kunnen meerdere steden afzonderlijk worden geregistreerd, bijvoorbeeld een overeenkomst tussen Amsterdam en Haarlem over het onderhoud van de Trekvaart.

3. De geografische naam wordt in het trefwoordenregister gegeven in de huidige officiële standaardvorm. Vaste combinaties als 'Hollandt ende West-Vrieslandt' en 'Furstendom Gelre en graefschap Zutphen' worden vereenvoudigd tot respectievelijk Holland en Gelderland.

Uitvaardigende instantie:
Komt de uitvaardigende overheid voor op het titelblad (of als dat ontbreekt, in het bovenschrift), dan wordt deze zo mogelijk opgenomen in kmc 4000 (bijvoorbeeld burgemeesters van Arnhem, Staten van Utrecht, Staten Generaal der Verenigde Nederlanden, koning van Frankrijk).
Komt de bestuurlijke eenheid waarvoor de overheidspublikatie geldt, voor op het titelblad, dan wordt deze opgenomen kmc 4000 (bijvoorbeeld de rivier de Vecht, de Weeskamer van Rotterdam, de dorpen Zoeterwoude en Stompwijk, het hertogdom Gelderland, de Generaliteitslanden, de Verenigde Nederlanden).
Komen beide voor op het titelblad, dan worden beide opgenomen in de benaming van het werk. Is de aard van de tekst van het titelblad zodanig dat citeren niet mogelijk is, dan wordt de vermelding gedaan in een annotatie (vorm: 'Issued by the burgomasters of Arnhem'; 'Valid for the orphanage at Rotterdam'). Komt geen van beide voor op het titelblad (bijvoorbeeld 'Roertoll ordonnantie daer naer verpacht sal worden den roertoll vande bieren', met daaronder het wapen van Rotterdam); dan wordt de uitvaardigende instantie in een annotatie vermeld (vorm: 'Issued by the council of Rotterdam'). Bij verdragen, accoorden en dergelijke is de formule: 'Concluded ...'.

Datum van uitvaardiging:
De datum van uitvaardiging met die van eventuele laatste ampliatie, renovatie, en dergelijke, wordt, behalve waar deze op eenvoudige wijze van het titelblad in de benaming van het werk kan worden geciteerd, vermeld in een annotatie (vorm: 'Issued 18 12-1599'; 'Issued 02-03-1612 and amplified' c.q. 'renewed 04-06-1628'). Komt de datum van uitvaardiging niet voor in het stuk dan wordt dit in een annotatie vermeld (vorm: 'Date of issue not stated'). Verzameluitgaven van keuren en dergelijke met verschillende data krijgen geen datering in de annotatie.
Een plakkaat of ordonnantie, uitgevaardigd en gedrukt in een bepaald jaar, en later vermeerderd met een doorsignerende ampliatie of iets dergelijks wordt als geheel beschreven, dat wil zeggen: de schijnbaar tegenstrijdige gegevens over impressum, datum van uitvaardiging en datum van ampliatie worden vermeld op de daarvoor vastgestelde plaats; verband met eventuele niet geamplieerde exemplaren wordt gelegd in het stadium van de eindredactie.

Het in kmc 6501 gegeven jaar is dat van de uitvaardiging of laatste ampliatie, renovatie, enzovoort, van het stuk. Is dit jaar onbekend, dan wordt dat van de druk gegeven. Zijn beide onbekend, dan wordt geen jaar gegeven. Ook bij verzamelingen keuren en dergelijke van verschillende data wordt geen jaar gegeven. Het jaar staat doorgaans ook genoemd in kmc 4201 Issued .... Bijv. een publicatie van de raad van Amsterdam, uitgevaardigd op maart 1615 wordt:
kmc 6501: [extra spatie]$1615[spatie]!07558249X!
Maar een publicatie als bovenstaande met een ampliatie van 7 augustus 1672 wordt:
kmc 6501: [extra spatie]$1672[spatie]!07558249X!
Een heruitgave van een overheidspublicatie zonder wijziging kan dus verschillende jaren krijgen in kmc 1100 (jaar van uitgave) en 6501 (jaar van uitvaardiging).

Verzamelingen van plakkaten
In de 17e en 18e eeuw werden verzamelingen uitgegeven van plakkaten, ordonnanties en dergelijke die door één overheidsinstantie (bij voorbeeld de Staten van Holland) in de loop der tijd waren uitgevaardigd. Inhoudelijk staat meestal wel min of meer vast wat er in zo'n bundel thuishoort. Er is soms een register en incidenteel zelfs een nummering, al zijn later uitgevaardigde plakkaten er soms weer gewoon aan toegevoegd. Bibliografisch is het verband veel minder duidelijk of zelfs geheel afwezig. Los verschenen plakkaten konden later in een verzameling worden opgenomen; van niet meer voorradige plakkaten werd een nieuwe uitgave gedrukt (al dan niet met aanpassing van het impressum); de overkoepelende titelpagina kon op enig moment door een nieuwe worden vervangen; een verzameling kon uit elkaar worden gehaald, enzovoort. Dat heeft tot gevolg dat dezelfde uitgave van een plakkaat los kan voorkomen, maar ook als deel van meerdere verzamelingen die op uiteenlopende tijdstippen zijn verschenen. Verschillende exemplaren van één verzameling bevatten - ondanks identieke titel en voorwerk - niet van alle plakkaten dezelfde edities. Dit alles leidt ertoe dat de gewone Part of-constructie niet goed werkt. Om nu geen bibliografisch verband te leggen dat er niet is, maar toch de inhoudelijke relatie tussen `koepel' en delen niet kwijt te raken, geldt het volgende.
De beschrijving van elke koepeltitel wordt gemaakt conform de Handleiding, § 8 (p. 8) en krijgt een algemene annotatie in de trant van:
kmc 4201: Collection of separately entered placards issued by the States of Holland between 10-10-1610 and 11-11-1699
Collatie en vingerafdruk worden alleen van het voorwerk gegeven.
De beschrijving van elk afzonderlijk plakkaat dat in een verzameling wordt aangetroffen, krijgt de algemene annotatie:
kmc 4201: Appears in collections of placards issued by the States of Holland.
Er wordt dus niet naar individuele titels of dateringen van verzamelingen verwezen.
De kmc's 1200, 4043, 6501 en 6511 worden normaal ingevuld. In kmc 4160 (herhaalbaar) wordt tussen ! ! het ppn ingevuld van elke verzamelbundel waarin deze uitgave van dit plakkaat is aangetroffen. Zodoende blijft via het f-commando voor beschrijvers en gebruikers de inhoudelijke relatie in stand.

.