Materiaal doneren aan de KB

Heb je een verzameling boeken, kranten of tijdschriften die je misschien wilt schenken aan de KB? Lees dan de informatie hieronder goed door.

De KB verzamelt en bewaart alle boeken, kranten en tijdschriften die in Nederland zijn verschenen, én alles wat er in het buitenland over Nederland is gepubliceerd. Hoewel onze collectie zeer uitgebreid is, ontbreken er nog veel publicaties. Daarom kan een schenking een welkome aanvulling zijn. We nemen echter niet alles in onze collectie op. 

De KB staat aan de vooravond van een grote verhuizing. De collecties gaan verhuizen naar een nieuw magazijn en tegelijkertijd worden de leeszalen en kantoren verplaatst naar de tijdelijke locatie, het Berlagegebouw in Den Haag. In 2033 zullen wij het nieuwe KB-gebouw op de huidige locatie betrekken. 

Het verhuizen van onze immense collecties vraagt de komende jaren veel van de capaciteiten van de KB. Al onze huidige werkvoorraden zullen goed maar ook versneld moeten worden gecatalogiseerd en verwerkt. In ons nieuwe geautomatiseerde magazijn zal het niet mogelijk zijn om ongeregistreerde werkvoorraden te plaatsen. Daarom worden tot 2033 tijdelijk verscherpte criteria toegepast voor de acceptatie van geschenken.

De belangrijkste wijziging: het criterium ‘niet aanwezig in de KB’ wordt ‘niet aanwezig in Nederland’. Dat wil zeggen: als een publicatie al aanwezig is bij één van de andere bibliotheken die zich houden aan de bewaarafspraken in het verband van UKB (Universiteitsbibliotheken en KB), wordt die ook niet opgenomen. 

Uitzonderingen kunnen eventueel worden gemaakt voor publicaties die voldoen aan criteria voor Bijzondere Collecties en voor ontbrekende publicaties uit het verleden rond de speerpunten die KB in haar beleidsplan en collectieplan heeft geformuleerd voor meerstemmigheidsdoelen (bijvoorbeeld koloniale geschiedenis). Dit ter beoordeling van de geschenkencoördinatoren en de collectiespecialisten. 

Instellingen en bedrijven (inclusief stichtingen en verenigingen) die willen schenken vragen wij om eventuele schenkingen zelf in tijdelijk beheer te houden tot 2033.

Neem altijd eerst contact op met onze geschenkencoördinatoren, via @email. Zij kunnen je precies vertellen waaraan een schenking moet voldoen. Zo moet het materiaal in goede staat verkeren, en mag de KB de publicatie nog niet in haar bezit hebben. Tot 2033 geldt bovendien dat een andere bewaarbibliotheek de publicatie niet in bezit mag hebben. De geschenkencoördinatoren kunnen je vertellen hoe je dit kunt checken. 

Incomplete jaargangen, losse afleveringen van tijdschriften en ongewijzigde herdrukken worden alleen bij hoge uitzondering opgenomen.

Complete verzamelingen zullen door de KB sowieso niet worden opgenomen. De ‘ensemblewaarde’ van een collectie is geen acceptatiecriterium. Als een verzameling bij wijze van spreken 100 titels omvat waarvan er al 95 aanwezig zijn, zal de KB enkel de ontbrekende 5 publicaties willen opnemen. 

De KB kan geen enkele toezegging doen over de termijn waarbinnen een schenking in de catalogus vindbaar is. 

Voor de periode 2026 - 2033 geldt vanwege de magazijnverhuizing dat instellingen tijdelijk worden gevraagd eventuele te schenken collecties aan te houden en zelf te beheren. Tot de opnamecapaciteit van de KB na de verhuizing weer volledig in functie is, vervallen onderstaande voorwaarden.

Wil jouw instelling of bedrijf een grote schenking doen aan de KB van meer dan 500 publicaties? Daar zijn we natuurlijk heel blij mee. Maar soms valt zo’n schenking voor de KB duur uit door de kosten die gepaard gaan met de interne verwerking van het materiaal en eventuele restauratiewerkzaamheden. Daarom besluit het management van de KB of een grote schenking wordt aangenomen. We verbinden bovendien naast de bovengenoemde criteria extra acceptatievoorwaarden aan de schenking van partijen van meer dan 500 publicaties. Zo zullen we vragen om een overzicht van alle in de schenking aanwezige titels. Ook komen onze schenkingencoördinatoren de verzameling graag op locatie schouwen om een indruk te krijgen van de materiële conditie van de publicaties. Mogelijk komen zij naar aanleiding hiervan tot de conclusie dat de schenking inhoudelijk of kwalitatief niet aansluit op het verzamelbeleid en -profiel van de KB of dat de KB over onvoldoende middelen beschikt om de schenking te kunnen verwerken.     

 Tenslotte kunnen we vragen om een bijdrage in de kosten voor vervoer, opslag en catalogisering (metadata) van het materiaal. Overleg met de geschenkencoördinatoren over de mogelijkheden en voorwaarden.

Heeft de KB de schenking geaccepteerd? Dan kun je het materiaal afgeven bij de KB of opsturen naar ons postadres. Neem hiervoor contact op met de geschenkencoördinatoren. Alleen bij hoge uitzondering haalt de KB het materiaal op.

Schenkingen die worden afgegeven bij of toegezonden aan de KB zonder dat hierover vooraf afstemming heeft plaatsgevonden met de schenkingencoördinatoren kunnen we helaas niet accepteren.

De KB is een Culturele ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling, RSIN 007969880). Hierdoor kun je schenkingen of financiële giften aan de KB aftrekken van de inkomstenbelasting, soms tot wel 125 procent van de waarde. Doe je een periodieke gift gedurende ten minste 5 jaar, dan biedt de belastingdienst nog extra voordelen. Hoe dit voor jouw situatie uitwerkt, kunt je het best bespreken met je belastingadviseur.

Voor meer informatie over schenkingen kun je een mail sturen naar @email.