Zorg voor bibliotheekmaterialen tijdens digitalisering

Inleiding

Bibliotheken en andere erfgoedinstellingen spannen zich in om historische en waardevolle collecties voor een groot publiek toegankelijk te maken. Tot enkele jaren geleden werden vooral kopiëren, fotograferen en microverfilmen toegepast. Digitaliseren is nu de meest gangbare methode. Alle genoemde methoden beperken het gebruik van originelen; het bestuderen van de film of de scan maakt dat objecten vaker onaangeroerd in het depot blijven. Deze vorm van preventieve conservering maakt het bijvoorbeeld mogelijk om kranten, eenmaal bruin en bros, toch te bestuderen. Doordat kranten maar ook handschriften minder vaak gehanteerd worden zullen schade èn kosten voor restauratie beperkt blijven. Fotograferen en digitaliseren brengen echter risico's met zich mee, want het hanteren van kwetsbare materialen kan schade veroorzaken aan waardevolle objecten. Daarom heeft de KB deze richtlijnen opgesteld. Ze zijn bedoeld voor medewerkers van bibliotheken die betrokken zijn bij digitaliseren, fotograferen, microverfilmen en fotokopiëren. Ze zijn ook bruikbaar voor instellingen die microverfilming- of scanprojecten uit (laten) voeren. Het toepassen van deze richtlijnen tezamen met het trainen van personeel in de omgang met bibliotheekmateriaal zal het behoud van de collectie ten goede komen.

Algemeen: gebruik je gezonde verstand

Wees bewust van de kwetsbaarheid van sommige objecten. Bereid de opname voor, pas de werkplek en opnametafel aan het materiaal en de vorm van het object aan. Vermijd planten: deze trekken insecten aan. Gebruik geen drink- of eetwaren in de studio. Gebruik potloden, geen pennen. Houd de opnamestudio schoon, 'good housekeeping'.

Preventieve maatregelen

Door het verbeteren van de omgevingsvoorwaarden zoals klimaat, licht, de wijze van hanteren en het gebruik van hulpmiddelen kan men schade voorkomen

  • Klimaat - Het transport van depot naar opnamestudio veroorzaakt klimaatschommelingen waardoor materialen zoals papier, perkament en gelatine krimpen of uitzetten. Te snelle opwarming of afkoeling moet worden voorkomen door de objecten te laten acclimatiseren. Streef naar een stabiel klimaat en controleer de relatieve vochtigheid en de temperatuur continu (thermohygrograaf). Het klimaat wordt gestabiliseerd door het koelen en ventileren van de lucht. Vermijd transport op koude winterdagen of maak gebruik van klimaatkisten.
  • Licht - Een hoge lichtsterkte en ultraviolette straling brengen schade toe aan pigmenten en organische materialen zoals leer, papier en perkament. De lichtbron veroorzaakt kleurverlies, maar ook warmte en klimaatverandering. Pas de lichtsterkte en de UV-straling aan, verkort de belichtingsduur. Dek de objecten af met lichtwerend materiaal tussen de opnamen door.
  • Hanteren - Werk met schone en droge handen, draag geen sieraden. Zorg vooraf voor genoeg hulp in de nabije omgeving. Ondersteun het object en bekort de afstand van tafel naar apparaat, en bekort de tijdsduur van het hanteren.
  • Hulpmiddelen - Gebruik een witte ondergrond, zodat vuil direct zichtbaar is. Wegwerphandschoenen van katoen of nog beter nitriel zijn geschikt voor fotografische materialen (deze handschoenen passen als een tweede huid, laten geen residu achter en hebben grip op gladde negatieven). Maak van Ethafoam® wigvormige steunen om boeken die niet vlak openliggen te ondersteunen. Gebruik waar nodig een boekenwip, zandzakken, gewichten voorzien van een zachte ondergrond, kussens met polystyreenkorrels, loodveter, hoezen of strips van polyester (Melinex®, Lexaan®). Dek objecten af met lichtwerend materiaal (afb. 1).

Het hanteren van bibliotheekmaterialen t.b.v. een opname

Opnametechnieken geschikt voor een vlak, tweedimensionaal object, zijn de flatbedscanner en het kopieerapparaat. Risico's zijn verborgen in het directe contact van het kwetsbare object tussen de glas- en de dekplaat van het apparaat. Het oppervlak van een kaart of foto en de constructie van een boek dat niet vlak openligt is kwetsbaar. Krassen op de foto en het breken van bindingen op de boekrug zijn de gevolgen van verkeerd hanteren.
De technische en digitale camera zijn geschikt voor driedimensionale opnamen en boeken die minder dan 180 graden open kunnen. De glasplaat en boekenwip zijn hulpmiddelen om het object in een betere positie te kunnen opnemen.
Vermijd risico's; schuif nooit een glasplaat over kwetsbare oppervlakken zoals foto's (gekrulde foto's niet vlak strijken of vlak duwen met de glasplaat) of handschriften met loslatende pigmenten (poeder, craquelures); maak geen plooien in golvend materiaal met een glasplaat.

Boeken hanteren

Druk een boek niet met kracht open maar bepaal eerst de openingscurve (een hoek van 90, 120 of 180 graden). Ondersteun vervolgens het boek met wigvormige steunen bij een curve van minder dan 180 graden. Ondersteun beide platten bij de scharnieren met je gehele hand, vooral wanneer de scharnieren gescheurd zijn. Geef een losse rug die uitstulpt de ruimte, en ondersteun de bladen die je omslaat met de vlakke hand. Laat uitklapplaten steunen op een karton. Maak uitstaande bladen vlak met behulp van een loodveter. Het hanteren van oude boeken gebeurt met extra zorg voor het kwetsbare materiaal. Dit is van even groot belang voor boeken uit de 19de en 20ste eeuw, die vanwege de zwakke constructie en destijds geproduceerde inferieure materialen kwetsbaar zijn. Het houthoudende papier, nu bruin en bros, is zeer kwetsbaar en bijna niet meer te hanteren. Daarom wordt dit relatief nieuwe materiaal veelvuldig aangeboden voor microverfilming (afb. 2-9)

Papier hanteren

Geef steun aan een enkel blad door het op een stevige drager (karton) te hanteren. Bros of zwak papier is beter hanteerbaar in een hoes van polyesterfolie (Melinex®) en kan in deze hoedanigheid opgenomen worden. Grote formaten zijn lastig vast te pakken. Het keren van bijvoorbeeld een affiche is het best te doen door het vel tussen twee stukken karton te plaatsen en vervolgens te keren. Is het papier gevouwen? Vouw het voorzichtig uit en houd het vlak met gewichten of zandzakken. Doe dit ook met opgerold papier (afb. 10-12).

Foto's hanteren

Vingerafdrukken op de emulsielaag van een foto zijn snel gemaakt en ontsieren de foto pas na enige tijd. Raak dus nooit de emulsielaag aan, maar gebruik schone handschoenen (nitriel) bij alle fotografische objecten. Glasnegatieven zullen met extra aandacht gehanteerd moeten worden. Neem tijdens het transport maatregelen die scherven voorkomen. Tijdens het langdurig hanteren van negatieven kunnen de ogen van contactlensdragers geïrriteerd raken.

Probleemgevallen: conservering gewenst

Vaak komen problemen aan het licht wanneer het digitaliserings- of microverfilmingsproject plaats vindt. De hier opgesomde problemen kunnen door een restaurator opgelost worden.

Boekconservering

Raadpleeg een boekrestaurator wanneer boeken niet open gaan, zelfs niet tot een openingshoek van 90 graden, of wanneer van boeken die gebonden zijn met nieten of overhandse steken, de tekst niet geheel gefotografeerd kan worden. Katernen die niet zijn opengesneden, bladzijden die aan elkaar kleven of uitklapplaten of kaarten die wijd uiteen blijven staan, kunnen met hulp van een restaurator geschikt gemaakt worden voor opname.

Papierconservering

Wanneer tekstgedeelten gescheurd zijn of grote gaten het papier kwetsbaar maken, vouwen en kreuken het papier ontsieren, bros papier gevouwen of opgerold is, of plakband de afbeelding bedekt, is het raadzaam de hulp van een restaurator in te roepen.

Fotoconservering

Problemen met craquelures of afbladderende beeldlagen, scheuren of breuken die het fotobeeld ontsieren, foto's die loslaten van het opzetkarton of opgerold zijn, kunnen door een fotorestaurator verholpen worden.

Terughoudendheid

Terughoudendheid is geboden wanneer objectenmet schimmelschade worden aangeboden. Het stof (sporen) afkomstig van deze objecten is een bron van besmetting voor andere objecten, en kan in een enkel geval leiden tot klachten bij mensen die deze objecten hanteren. Het vroegtijdig signaleren van schimmel- en insectenschade is een ieders verantwoordelijkheid.
Er kunnen bestrijdingsmiddelen zijn gebruikt in bibliotheekmaterialen. Sommige zijn giftig gebleken en inmiddels verboden. De mogelijkheid bestaat dat resten (wit poeder) in boeken aangetroffen worden. Verwijder die na overleg met een restaurator. Terughoudendheid is ook geboden bij objecten in beschadigde of ongeordende staat, zoals perkament in gevouwen toestand, gebonden materiaal (boeken) met overhandse steken (gedriegd), boeken die moeilijk openslaan (niet verder dan 90 graden), bros (brittle) papier in boeken en transparante tekeningen (calques), losbladig materiaal zonder volgorde-aanduiding, en opgerolde of oude foto's zonder fotokarton.

Neem maatregelen

Transport van kwetsbare objecten zonder verpakking of onzorgvuldig verpakte objecten moet vermeden worden. Besteed bijzondere aandacht aan de verpakking van glasnegatieven en van charters met aanhangende zegels.
Overweeg of kwetsbare objecten risico lopen op schade door een opname; raadpleeg bij twijfel een restaurator.

Meer informatie

Koninklijke Bibliotheek, Collectiebehoud, tel. 070 - 31 40 567
Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed
Nationaal Archief
Restauratieatelier van het Fotomuseum te Rotterdam

Verder lezen over het hanteren van bibliotheekmaterialen