Informatie voor Nederlandse uitgevers

Als nationale bibliotheek van Nederland is de Koninklijke Bibliotheek (KB) verantwoordelijk voor het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van Nederlandse publicaties. Deze depotfunctie richt zich niet alleen op fysieke publicaties, maar ook op in Nederland uitgegeven digitale publicaties. Hiervoor heeft de KB sinds 2003 een operationeel digitaal depot, het e-Depot. Het e-Depot richt zich op het duurzaam toegankelijk houden van publicaties in verschillende vormen. Monografieƫn, periodieken, rapporten en andere publicaties, waarvan het technisch formaat variƫert (van PDF-teksten tot Word bestanden tot bewegende beelden in diverse formaten), zullen worden opgeslagen. Ook zullen er multimediale publicaties aan de collectie worden toegevoegd. Deze collectie wordt verzameld en bewaard in het kader van de depotfunctie van de KB.

Werkwijze technisch relatiebeheer

Zodra een leverancier zich bij een relatiebeheerder aanmeldt om zijn digitale publicaties duurzaam in het e-Depot te laten archiveren, zal een analyse plaatsvinden op de content. Op deze manier wordt bekeken of het materiaal geschikt is om op te slaan in het e-Depot. De analyse wordt uitgevoerd door collectiebeheerders van de afdeling e-Depot die binnen de specialisatie Front Desk hun werk verrichten. Front Desk neemt het technisch relatiebeheer op zich, wat inhoudt dat er regelmatig contact is met de leverancier over de aanlevering, structuur en metadata van de content. Voor het totale analysetraject wordt een doorlooptijd gehanteerd van ongeveer 6 maanden per leverancier, afhankelijk van structuur van de metadata en wijze van aanlevering van de content.

Het analysetraject start met een gesprek met de leverancier. Tijdens dit gesprek komen onder andere het type publicatie, contract, acceptatiecriteria, analysetraject en planningen aan bod. Zodra besloten is of de content van de leverancier in het e-Depot opgenomen kan worden, wordt het analysetraject ingepland en uitgevoerd. Hiervoor zijn onder andere samples van de te archiveren bestanden en metadata en de bijbehorende DTD van de leverancier nodig. Tijdens dit analysetraject zal de digitale publicatie en de gerelateerde metadata uitvoerig bekeken en getest worden in het e-Depot systeem. Hiervoor zal regelmatig terugkoppeling plaatsvinden met de leverancier.