‘Vier jaar geleden – ik was hier net in dienst - heeft de Bibliotheek Hengelo al eens meegedaan aan een pilot in het certificeringstraject. We hebben de audit toen goed doorlopen. Alleen werd daar gedurende de rit de eis aan toegevoegd dat de bibliotheek ook “het verhaal van de bibliotheek” moest aanleveren. Dat mocht van alles zijn: een beleidsstuk, presentatie of film.
Bij ons is dat “verhaal” blijven liggen, zodat de audit niet op de juiste wijze werd afgerond. Uiteindelijk hebben we daarover contact gehad en heb ik een inmiddels door ons gemaakt interactief beleidsplan opgestuurd, waarna alles alsnog werd afgerond. Naderhand heb ik Willem Camphuis, directeur van Certificeringsorganisatie Bibliotheekwerk, Cultuur en Taal, aangeboden dat we graag weer beschikbaar wilden zijn voor een eventuele nieuwe pilot. Veertien dagen later belde hij me al op met de vraag of mijn aanbod nog gold. Ja, waarom niet, was het antwoord.
In feite is mijn insteek deze: voor een certificering moet je altijd klaar zijn als bibliotheek. Je moet de organisatie dermate op orde hebben, dat er geen weken van voorbereiding nodig zijn. Hoe eigenwijs het ook klinkt: wij weten van tevoren al dat we die certificering gaan halen.’
“Certificering draagt bij aan innovatie & netwerkvorming”
‘Via de vorige fase hebben we zo een vliegende doorstart gemaakt naar de volgende certificeringsronde. Waarom we zoveel waarde hechten aan certificering? Voor de professionaliteit van de branche is het goed. In het begin was de certificering nogal bureaucratisch. Je moest pakken papier inleveren, maar allengs komt er een steeds helderder beeld uit van wat er van een bibliotheek gevraagd wordt, en doe je dat allemaal goed? Ook aan de buitenwereld laat je zien: we pakken het serieus aan en hebben een visie op de toekomst.’
Zet het bezoek van auditoren een organisatie op scherp? Het blijft immers een toets.
‘Het is sowieso goed af en toe even bij de les getrokken te worden. Een van de mooiste dingen uit het rapport was voor mij de conclusie dat onze medewerkers goed op de hoogte zijn van de veranderingen, en ook veranderingsbereid zijn. De organisatieontwikkeling die we doormaken, trekt een wissel op het personeel, maar onze mensen blijken daarmee goed om te gaan. Wil je een certificering halen, dan moet je de zaken niet alleen bij het management op orde hebben, maar in de hele organisatie. Bij iedereen moet helder zijn: waarmee zijn we bezig en waar werken we naartoe? Als dat het geval is, kunnen auditoren rustig de werkvloer opgaan en mensen vragen naar hun visie.’
Certificering is ook een soort benchmark: hoe presteer ik in vergelijking met collega-bibliotheken?
‘Tijdens de vorige ronde zag je dat een paar Overijsselse bibliotheken moeite hadden aan de norm te voldoen. Het is goed dat dit geconstateerd wordt. Ook omdat je daar als netwerk wellicht iets aan kunt doen. Maar zie certificering niet als middel om te kunnen zeggen dat je het beter doet dan andere bibliotheken. In dat opzicht hecht ik meer waarde aan de lijstjes van Rijnbrink-beleidsmedewerker Mark Deckers, die de top-10 van best bezochte bibliotheken, en dergelijke publiceert op zijn blog.’
Kan certificering een prikkel voor innovatie zijn?
‘Die drang moet al vanuit de organisatie zelf komen. Wel kregen we vanuit de audits het signaal dat we, ondanks het feit dat we werken via het INK-model, nog onvoldoende evalueren. Als Bibliotheek Hengelo hebben we een groot educatief en cultureel programma, maar de vaststelling dat een bepaalde activiteit “een leuke avond” was, is onvoldoende. Het is zaak ook antwoord te geven op de vraag: past zo’n avond bij onze doelstelling? Dat is nog niet structureel aanwezig. Ook de kwetsbaarheid van de organisatie, bijvoorbeeld wat betreft de financiële relatie met de gemeente, dwingt ons tot actie.’
In de loop der jaren zijn de speerpunten van de certificering bijgesteld. Wat is de grootste verandering in de nieuwe opzet?
‘Er zitten meer modules in. Men houdt rekening met de vraag of je uitsluitend bibliotheek bent, of behoort tot een bredere organisatie. Ben je groot of klein? In Overijssel hebben we pogingen gedaan tot een netwerkcertificering te komen. Veel dingen die we in deze provincie in netwerkverband doen, werden namelijk bij elke bibliotheek telkens opnieuw getoetst. In die zin wordt er nu meer maatwerk geleverd. Ook wordt er beter gekeken naar de toekomstbestendigheid van de bibliotheek. Waar ga je op focussen? Het gaat om je visie en om de samenwerking met andere partijen. Dit alles met het oog op de positie van de bibliotheek in de samenleving. Volgens mij zijn dat echte verbeteringen. De certificering zoals we die nu hebben, draagt bij aan de innovatie en netwerkvorming in de branche. Onze ervaringen met deze pilot zijn dan ook erg positief.’