Privacyverklaring Koninklijke Bibliotheek

In deze privacyverklaring kunt u lezen hoe de Koninklijke Bibliotheek (KB) omgaat met uw persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van uw lidmaatschap van de KB, het gebruik van de diensten en voorzieningen van de KB, uw bezoek aan onze leeszalen en uw sollicitatie bij de KB. We hechten veel waarde aan uw privacy. We behandelen en beveiligen uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorg.

1. Wie is de KB?

De KB is de nationale bibliotheek: vanuit de kracht van het geschreven woord dragen we bij aan een slimmer, vaardiger en creatiever Nederland. Dit doen we samen met vele partners in het domein van de openbare bibliotheken, het erfgoed en de wetenschap. Als nationale bibliotheek maakt de KB de bibliotheekcollectie-Nederland zichtbaar, bruikbaar en houdbaar. De vrije toegang tot dit gezamenlijke bezit van publiek gefinancierde bibliotheken zorgt ervoor dat mensen op nieuwe ideeën worden gebracht en op elkaars inzichten kunnen voortbouwen. De KB is gevestigd in (2595 BE) Den Haag op het adres Prins Willem-Alexanderhof 5. Ons KvK-nummer is 27377634.

2. Welke gegevens verzamelen en gebruiken we?

We verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht en eventuele overige gegevens die u bij uw inschrijving of aanvraag heeft ingevoerd;
  • Gegevens die u bij uw registratie voor een bepaalde dienst, voorziening (bijvoorbeeld als Vriend van de KB) of evenement van de KB heeft ingevoerd;
  • Informatie over uw lidmaatschap, zoals de datum waarop u lid bent geworden en uw lidmaatschapsvorm, uw KB-registratie of pasnummer, de hoogte van de eventueel door u verschuldigde lidmaatschapsvergoeding en toepasselijke kortingen of acties;
  • De wijze waarop u zich heeft gelegitimeerd bij inschrijving voor een lidmaatschap (via DigiD, tonen legitimatie- en adresbewijs aan de balie of opsturen kopie of scan). We maken geen kopieën van uw legitimatie- of adresbewijs. Als u een kopie van uw legitimatiebewijs opstuurt, raden we u aan om een veilige kopie te maken en in ieder geval uw BSN-nummer en pasfoto af te schermen. We vernietigen legitimatie- en adresbewijzen direct na verificatie en slaan deze niet op;
  • Uw aanvraag om een bepaalde publicatie te lenen of te raadplegen uit het magazijn en de door u geleende publicaties. We bewaren deze gegevens alleen naar een tot u herleidbare vorm voor zover het een publicatie uit de leeszaal Bijzondere Collecties betreft. In andere gevallen anonimiseren we deze gegevens nadat u de publicatie heeft ingeleverd of deze is terugbezorgd;
  • Als u onze leeszalen betreedt met een pas via de toegangspoortjes, dan lezen wij automatisch uw pasnummer uit en controleren we of het pasnummer recht geeft op toegang tot de leeszaal. Het pasnummer wordt samen met het tijdstip van binnenkomst en van vertrek versleuteld opgeslagen;
  • De bewegende beelden die onze beveiligingscamera’s van u vastleggen wanneer u de algemene delen van het gebouw betreedt en wanneer u in de KB-ruimtes (zoals de leeszalen) van het gebouw bent;
  • Transactiegegevens van online aanvragen of aankopen, zoals de datum van uw aankoop, gekochte producten (zoals boeken, beeldmateriaal, scans of kopieën), het aankoopbedrag, toepasselijke kortingen of acties en uw bankrekeningnummer (om u een restitutie te kunnen doen in het geval u gebruik maakt van uw herroepingsrecht). Betalingen vinden plaats via een externe betaalprovider;
  • Welke digitale collecties en bestanden u raadpleegt met uw KB-inloggegevens;
  • Bestanden die u opslaat op een computer in de leeszaal waarop u met uw KB-inloggegevens bent ingelogd;
  • Uw communicatie met onze klantenservice, zoals de door u gestelde vragen, ingediende klachten of meldingen, het onderwerp en de aard daarvan, de termijn waarbinnen de vraag of klacht definitief is afgehandeld en op welke wijze aan de melding gevolg is gegeven;
  • Uw toestemming (opt-in) voor het ontvangen van een of meer van onze nieuwsbrieven en uw eventuele afmelding daarvoor;
  • Wanneer u (online) bij de KB solliciteert: de informatie uit uw CV en motivatiebrief, zoals uw voor- en achternaam, adresgegevens, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en gegevens over uw opleiding en arbeidsverleden;
  • Verkeersgegevens die we van u verzamelen bij het gebruik van onze websites of apps.

Hoe komt KB aan uw persoonsgegevens?

De KB kan uw persoonsgegevens op een aantal manieren verzamelen, bijvoorbeeld wanneer u:

  • zich inschrijft voor een lidmaatschap of een evenement;
  • online een product aanvraagt of koopt;
  • inlogt om gebruik te maken van onze digitale collecties en bestanden;
  • onze leeszaal bezoekt en/of gebruik maakt van onze voorzieningen;
  • met ons communiceert;
  • bij de KB solliciteert;
  • zich inschrijft voor onze nieuwsbrief.

3. Voor welke doeleinden verzamelen en gebruiken we uw gegevens?

We verzamelen en gebruiken uw gegevens:

  • Om u als lid in te schrijven en uw inschrijving te onderhouden in onze klantadministratie; • Om te beoordelen of u in Nederland woonachtig bent en voldoet aan de criteria om lid te worden en gebruik te mogen maken van onze diensten en voorzieningen;
  • Om u in te schrijven voor een bepaalde dienst, voorziening (bijvoorbeeld als Vriend van de KB) of evenement van de KB;
  • Om onze diensten, voorzieningen en evenementen te verzorgen en u te ondersteunen bij het gebruik van die diensten,voorzieningen en evenementen;
  • Voor beveiligingsdoeleinden (zie hierna onder ‘Beveiliging’ voor meer informatie);
  • Om u informatie te geven en met u te communiceren over onze diensten;
  • Om op uw vragen te reageren en uw klachten en meldingen af te handelen;
  • Voor statistisch onderzoek en gerichte marketing (zie hierna onder ‘Statistisch onderzoek’ en ‘Gerichte marketing’ voor meer informatie);
  • Om auteursrechtschendingen tegen te gaan en te beëindigen (zie hierna onder ‘Beveiliging’ voor meer informatie);
  • Om te voldoen aan op de KB rustende wet- en regelgeving;
  • Om de aan de KB opgedragen publieke taken uit te voeren;
  • Voor klanttevredenheidsonderzoeken als u zich hiervoor via social media of via een van onze nieuwsbrieven heeft aangemeld.

Hierna volgt meer informatie over een aantal specifieke doeleinden.

Statistisch onderzoek

De KB doet statistisch onderzoek naar algemene trends in het gebruik van haar diensten en voorzieningen. We gebruiken alleen geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens, zoals onder nummer 2 beschreven, die zijn losgekoppeld van direct identificerende gegevens zoals uw naam en lidmaatschapsnummer. Zo houden we statistieken bij over welke, het soort en de hoeveelheid publicaties die worden geleend of die in de leeszalen op aanvraag of online via onze beveiligde omgeving worden geraadpleegd. Ook houden we bij hoeveel bezoekers onze leeszalen bezoeken en op welke tijdstippen. We gebruiken de resultaten van de onderzoeken om onze dienstverlening en voorzieningen te evalueren en te optimaliseren. De onderzoeksresultaten kunnen uitsluitend op geaggregeerde basis gerapporteerd worden aan onze leveranciers van content (zoals uitgevers en licentiegevers). Ook zij gebruiken deze resultaten om hun diensten beter af te stemmen op uw wensen en behoeften.

Gerichte marketing

Met uw toestemming gebruiken wij uw persoonsgegevens om u een of meer van onze nieuwsbrieven met informatie over onze diensten en voorzieningen te sturen. U kunt zich altijd weer afmelden voor het ontvangen van de nieuwsbrief door de instructies in de nieuwsbrief te volgen. In onze nieuwsbrieven maken we gebruik van pixels, zodat we kunnen meten of een nieuwsbrief is geopend en hoe vaak er wordt doorgeklikt naar onze website. Deze pixels gebruiken we alleen om de prestaties van de nieuwsbrief en daarmee de gebruikerservaring te verbeteren.

Cookies en vergelijkbare technieken

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Voor meer informatie, zie onze cookieverklaring.

Beveiliging

Met het oog op het behoud en de bescherming van onze (digitale) collectie verwerken we bepaalde van de onder nummer 2 beschreven persoonsgegevens van u. Zo houden we bij wie een gedrukte publicatie heeft geleend of geraadpleegd, zodat wij bij beschadiging of vermissing van een publicatie zo nodig passende maatregelen kunnen treffen. Daarnaast gebruiken we camera’s om uw en onze eigendommen te beveiligen. We gebruiken uw gegevens ook om fraude of misbruik van onze diensten of voorzieningen op te sporen of te voorkomen. Voor onze digitale collecties en bestanden controleren we bijvoorbeeld of deze worden geraadpleegd in strijd met onze afspraken met uitgevers en/of licentiegevers.

Archivering digitale culturele erfgoed

De KB archiveert sinds 2007 de belangrijkste websites over de taal, cultuur en geschiedenis van Nederland. Op deze gearchiveerde websites kunnen ook persoonsgegevens voorkomen zoals namen, foto’s en andere informatie over een persoon. Het webarchief is alleen toegankelijk in de KB-leeszaal. Zie voor meer informatie: https://www.kb.nl/organisatie/onderzoek-expertise/e-depot-duurzame-opslag/webarchivering.
De KB vraagt aan uitgevers om van iedere in Nederland uitgegeven publicatie, dus ook digitale publicaties, een exemplaar ter beschikking te stellen voor het Depot van Nederlandse Publicaties. Ook in deze digitale publicaties kunnen persoonsgegevens, zoals namen, foto’s en andere informatie van een persoon voorkomen. Zie voor meer informatie: https://www.kb.nl/organisatie/voor-uitgevers/publicaties-deponeren.

KB-klantenpanel

Wanneer u zich aanmeldt voor het KB-klantenpanel, verwerken we uw voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en geslacht. Daarnaast kunt u bij uw aanmelding invullen of u lid bent van de KB en/of de Openbare Bibliotheek (een lokale bibliotheek en/of Online Bibliotheek: https://www.onlinebibliotheek.nl) en van welke KB-websites u gebruikt maakt.
Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van onderzoeksdoeleinden. Uw antwoorden op vragen in de onderzoeken worden losgekoppeld van uw persoonsgegevens. De onderzoeksresultaten zijn daarmee geanonimiseerd. Met de anonieme onderzoeksresultaten kunnen wij toetsen of onze diensten voldoen aan de behoefte van onze klanten en hoe we onze diensten kunnen verbeteren. Zolang u staat ingeschreven als deelnemer van het KB-klantenpanel bewaren wij uw contactgegevens om u te kunnen benaderen voor verschillende soorten onderzoeken. Bij deelname aan onderzoeken (gebruikerstesten, interviews of groepsdiscussies) op locatie, verwerken wij uw bankgegevens indien u gebruik maakt van de mogelijkheid om een reiskostenvergoeding te ontvangen. Daarnaast worden uw persoonsgegevens gebruikt om te zorgen voor een gevarieerde groep van participanten.

Sollicitanten

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces. We verzamelen en gebruiken uw gegevens:

  • Om deze te kunnen vergelijken met de huidige vacatures bij de KB;
  • Ten behoeve van de communicatie ten aanzien van de wervings- en selectieprocedure;
  • Om contact met u te kunnen opnemen voor het inplannen van sollicitatiegesprekken;
  • Om u informatie te kunnen geven over andere relevante vacatures;
  • Bij selectieprocedures waarbij een assessment en/of psychologische test wordt afgenomen: om de relevante gegevens door te geven aan het bureau dat in opdracht van ons deze testen afneemt;
  • Ten behoeve van het analyseren van de tevredenheid van de sollicitanten over het wervings- en selectieproces.

4. Grondslagen

We verwerken uw gegevens op basis van uw toestemming (bijvoorbeeld om u de nieuwsbrief te sturen), om uw lidmaatschapsovereenkomst uit te voeren, om te voldoen aan wettelijke plichten die op ons rusten, voor de vervulling van onze publieke taak (algemeen belang) of voor een van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde.

Als u weigert om gegevens te verstrekken die we nodig hebben om de overeenkomst uit te voeren of te voldoen aan onze wettelijke plichten, dan kunt u mogelijk geen of alleen beperkt gebruik maken van onze diensten, voorzieningen en evenementen. Wanneer we uw gegevens verwerken voor de vervulling van onze publieke taak (algemeen belang) of een van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, treffen we redelijke waarborgen voor een zorgvuldig gebruik van uw gegevens. Een van onze gerechtvaardigde belangen is de beveiliging van kwetsbare publicaties. Voor meer informatie, zie de hiervoor omschreven doeleinden waarvoor we uw gegevens gebruiken en verzamelen.

5. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Medewerkers van de KB hebben alleen toegang tot uw gegevens wanneer zij vanuit hun functie geautoriseerd zijn om gegevens in te zien, aan te passen of eventueel te verwijderen. Deze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding.

De aanlevering van bepaalde digitale content (zoals gelicentieerde bestanden) wordt verzorgd door onze samenwerkingspartners. Deze samenwerkingspartners hebben geen toegang tot uw gegevens. Zij ontvangen enkel geaggregeerde onderzoeksresultaten (zie onder nummer 3).

Bij de levering van onze diensten worden we ondersteund door een aantal door ons zorgvuldig geselecteerde leveranciers (zoals hostingproviders en e-mailserviceproviders). Sommige van deze leveranciers hebben toegang nodig tot bepaalde gegevens om hun diensten te kunnen leveren. We verplichten al deze leveranciers om passende beveiligingsmaatregelen te nemen met betrekking tot uw gegevens en te handelen volgens onze instructies.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet verstrekken aan andere derden, tenzij u daarvoor voorafgaande toestemming hebt gegeven of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Andere omgevingen

Onze website kan links bevatten naar omgevingen van derden, zoals iDEAL, Mastercard, Visa en SEPA. Als u deze links volgt, verlaat u onze omgeving. Hoewel we deze derden met veel zorg hebben gekozen, aanvaardt de KB geen aansprakelijkheid voor het gebruik van uw gegevens door die derden. Voor meer informatie kunt u de privacyverklaring van de derden raadplegen (indien aanwezig).

7. Beveiliging en bewaartermijn

De KB draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens adequaat worden beveiligd zodat uw gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerd gebruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging en onrechtmatige vernietiging.

Tenzij wij verplicht zijn om op grond van wetgeving uw gegevens langer te bewaren, hanteren we de volgende bewaartermijnen:

  • Camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard;
  • Welke digitale collecties en bestanden u met uw KB-inloggegevens raadpleegt, bewaren we in logbestanden gedurende maximaal één jaar.
  • Bestanden die u opslaat op een computer in de leeszaal waarop u met uw KB-inloggegevens bent ingelogd, bewaren we niet langer dan 3 dagen. Uw browsegeschiedenis wordt direct gewist bij het uitloggen of automatisch na 60 minuten inactiviteit;
  • Automatisch in logbestanden vastgelegde gegevens ten aanzien van raadplegingen van onze digitale collecties en bestanden worden na uiterlijk één jaar verwijderd;
  • Tot welke Bijzondere Collectie-stukken u inzage heeft gehad, bewaren we tien jaar;
  • Direct tot u herleidbare gegevens, zoals uw naam of adres, bewaren we maximaal twee jaar nadat uw lidmaatschap is beëindigd;
  • Geaggregeerde gegevens die we gebruiken voor statistisch onderzoek verwijderen we uiterlijk drie jaar nadat we deze gegevens hebben verzameld;
  • Voor het klantenpanel bewaren we direct tot u herleidbare gegevens tot één week nadat uw lidmaatschap van het KB-klantenpanel is beëindigd;
  • Wanneer u als KB-klantenpanellid toestemming geeft een in de KB afgenomen interview te filmen, blijven de opnames maximaal 10 maanden bewaard;
  • Persoonsgegevens van sollicitanten verwijderen we uiterlijk 4 weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven de persoonsgegevens langer te bewaren. In dat geval worden ze een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijderd.

8. Recht op inzage, correctie, beperking, verwijdering en dataportabiliteit

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen, de verwerking van persoonsgegevens te beperken of een deel van uw persoonsgegevens door te geven aan andere organisaties. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u toestemming heeft gegeven tot het verwerken van uw persoonsgegevens (zoals het ontvangen van de nieuwsbrief) heeft u het recht om deze toestemming weer in te trekken. In bepaalde situaties kunnen deze rechten beperkt zijn, bijvoorbeeld als wij kunnen aantonen dat wij een wettelijke verplichting hebben uw persoonsgegevens te verwerken.

Voor uitoefening van uw rechten kunt u gebruik maken van de modelbrieven op deze pagina: https://www.kb.nl/avginzage. Wij zullen in beginsel binnen vier weken op een verzoek tot inzage of correctie reageren. In geval van een verzoek tot verwijdering zullen we de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij en voor zover de wet verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten. We kunnen u vragen om aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit te controleren. We willen u erop wijzen dat we verzoeken tot verwijdering van persoonsgegevens uit bronmateriaal op de website, het webarchief of het e-depot niet in behandeling kunnen nemen. De privacywetgeving bevat een uitzondering waardoor het recht om verwijdering van gegevens te verzoeken niet geldt voor de verwerkingen door o.a. bibliotheken, zoals de Koninklijke Bibliotheek, voor literaire en/of journalistieke doelen. Daaronder valt ook de archivering van literaire werken op de KB-websites, het webarchief en e-depot. Dat betekent dat we wettelijk gezien uw verwijderverzoek niet in behandeling kunnen nemen. Wel is het mogelijk om uw persoonsgegevens minder vindbaar te laten maken. Het gaat hier om het recht om vergeten te worden in zoekresultaten van zoekmachines (“vergeetrecht”). Een dergelijk verzoek kunt u bij Google indienen. Google kan ervoor zorgen dat haar zoekmachine geen resultaten meer toont naar informatie waarin uw persoonsgegevens voorkomen. Een formulier daarvoor treft u hier aan. Of uw verzoek zal slagen, is niet op voorhand te zeggen; de toetsing wordt uitgevoerd door Google op basis van criteria die door het Europees Hof van Justitie zijn vastgesteld. De KB heeft hier geen enkele invloed op en kan ook niet voor u bemiddelen bij Google.

9. Wijzigingen

De KB kan deze privacyverklaring wijzigen. We zullen u op passende wijze informeren over wezenlijke wijzingen. In alle andere gevallen raden wij aan deze privacyverklaring regelmatig te lezen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 april 2019.

10. Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij nemen uw privacy serieus. Heeft u vragen, opmerkingen of klachten, dan kunt u contact opnemen met onze klantenservice via: . U kunt ook een brief sturen aan de Functionaris Gegevensbescherming van de KB via:

Koninklijke Bibliotheek T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Antwoordnummer 93003
2509 VB Den Haag

Wij hopen dat wij al uw vragen over onze verwerking van uw persoonsgegevens kunnen beantwoorden. Mocht dat niet zo zijn, dan heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.