Privacyverklaring KB

Versie 11 januari 2024

In deze privacyverklaring lees je hoe de Koninklijke Bibliotheek (KB) omgaat met persoonsgegevens die we verwerken in verband met het lidmaatschap van de KB, het gebruik van onze website(s), diensten en voorzieningen en het bezoek aan onze leeszalen. We hechten veel waarde aan privacy en we zullen persoonsgegevens met zorg behandelen en beveiligen.

De KB is de nationale bibliotheek van Nederland: vanuit de kracht van het geschreven woord dragen we bij aan een slimmer, vaardiger en creatiever Nederland. Dit doen we samen met partners in het domein van de openbare bibliotheken, het erfgoed en de wetenschap. Als nationale bibliotheek maakt de KB de bibliotheekcollectie-Nederland zichtbaar, bruikbaar en houdbaar. De toegang tot dit gezamenlijke bezit van publiek gefinancierde bibliotheken zorgt ervoor dat mensen op nieuwe ideeën worden gebracht en op elkaars inzichten kunnen voortbouwen. Het adres van de KB is: Prins Willem-Alexanderhof 5, 2595 BE Den Haag. Het KvK-nummer is 27377634.

• Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht (optioneel) en eventuele overige gegevens die je bij jouw inschrijving voor een lidmaatschap hebt ingevuld;
• Gegevens die je bij jouw registratie voor een bepaalde dienst, voorziening (bijvoorbeeld Vriend van de KB) of evenement van de KB hebt ingevoerd; 
• Informatie over jouw lidmaatschap, zoals de datum waarop je lid bent geworden en jouw lidmaatschapsvorm, jouw KB-registratie of pasnummer, je leengeschiedenis, de hoogte van de eventueel door je verschuldigde lidmaatschapsvergoeding en toepasselijke kortingen of acties;
• Contactgegevens samen met eventuele correspondentie in ons klantcontactsysteem;
• De wijze waarop je je hebt gelegitimeerd bij inschrijving voor een lidmaatschap (via iDIN, het tonen van een legitimatie- en adresbewijs aan de balie of het opsturen van een kopie of scan daarvan). We maken geen kopieën van jouw legitimatie- of adresbewijs. Als je een kopie van jouw legitimatiebewijs opstuurt, raden we je aan om een veilige kopie te maken en in ieder geval jouw BSN-nummer en pasfoto af te schermen. We vernietigen legitimatie- en adresbewijzen direct na verificatie en slaan deze dus niet op 
• Jouw aanvraag om een publicatie uit het magazijn te lenen of te raadplegen en de door jou geleende en geraadpleegde publicaties. We anonimiseren deze gegevens nadat je de publicatie hebt ingeleverd. Maar als het een publicatie uit het magazijn Bijzondere Collecties betreft worden ze bewaard;
• Het feit dat je bent ingelogd op een KB-computer in de leeszaal en hoe lang je bent ingelogd;
• Op welke digitale bronnen je inlogt met jouw KB-inloggegevens; 
• Het feit dat je een bestand opslaat op een KB-computer in de leeszaal en een eventuele printopdracht, maar niet de inhoud ervan;
• Als je onze leeszalen met een pas via de toegangspoortjes binnenkomt, dan lezen wij automatisch jouw pasnummer uit en controleren we of het pasnummer recht geeft op toegang tot de leeszaal. Het pasnummer wordt samen met het tijdstip van binnenkomst en het tijdstip van vertrek versleuteld opgeslagen; 
• De bewegende beelden die onze beveiligingscamera’s van je vastleggen wanneer je in de algemene delen van het gebouw en de leeszaal Bijzonder Collecties bent;
• Registratie in betaalsysteem en transactiegegevens van online aanvragen of aankopen, zoals de datum van jouw aankoop, betaling abonnement, gekochte producten (zoals boeken, beeldmateriaal, scans of kopieën), het aankoopbedrag, toepasselijke kortingen of acties en jouw bankrekeningnummer (om je een restitutie te doen in het geval je gebruikmaakt van je herroepingsrecht). Betalingen vinden plaats via een externe betaalprovider;
• Jouw contactgegevens en de communicatie met onze klantenservice, zoals jouw vragen, klachten of meldingen, het onderwerp en de aard daarvan, de termijn waarbinnen de vraag of klacht definitief is afgehandeld en op welke wijze aan de melding gevolg is gegeven;
• Jouw toestemming (opt-in) en e-mailadres voor het ontvangen van een of meer van onze nieuwsbrieven en jouw eventuele afmelding daarvoor;
• Verkeersgegevens die we van je verzamelen bij het gebruik van onze websites of apps, zoals je IP-adres;
• Persoonsgegevens die voorkomen in de fysieke collectie, de digitale collectie (zoals het webarchief en e-depot), de catalogus, blogs op de website en de nieuwsbrief van de KB.

De KB kan jouw persoonsgegevens op een aantal manieren verzamelen, bijvoorbeeld wanneer je:

• je inschrijft voor een lidmaatschap, dienst, voorziening of evenement;
• online een product aanvraagt of koopt;
• inlogt om gebruik te maken van onze digitale collecties en bestanden;
• onze leeszalen bezoekt en/of gebruik maakt van onze voorzieningen;
• met ons communiceert;
• je inschrijft voor onze nieuwsbrief.

We gebruiken jouw gegevens voor de volgende doelen:

• je als lid inschrijven en jouw inschrijving onderhouden in onze klantadministratie;
• registratie in ons klantcontactsysteem als je contact met ons opneemt;
• beoordelen of je in Nederland woonachtig bent en voldoet aan de criteria om lid te worden en gebruik te mogen maken van onze diensten en voorzieningen;
• je inschrijven voor een bepaalde dienst, voorziening (bijvoorbeeld als Vriend van de KB) of evenement van de KB;
• onze diensten, voorzieningen en evenementen verzorgen en je ondersteunen bij het gebruik van die diensten, voorzieningen en evenementen;
• je informatie geven en met je communiceren over onze diensten;
• op jouw vragen reageren en jouw klachten en meldingen afhandelen;
• voldoen aan op de KB rustende wet- en regelgeving;
• uitvoeren van aan de KB opgedragen publieke taken;
• statistisch onderzoek en gerichte marketing (zie hierna onder ‘Statistisch onderzoek’ en ‘Gerichte marketing’ voor meer informatie);
• beveiligingsdoeleinden (zie hierna onder ‘Beveiliging’ voor meer informatie);
• auteursrechtschendingen tegengaan en beëindigen (zie hierna onder ‘Beveiliging’ voor meer informatie);
• voldoen aan onze publieke taak door onze fysieke collectie en digitale collecties (zoals het webarchief en e-depot) te archiveren en/of (online) beschikbaar te stellen en om een catalogus aan te bieden. Daar kunnen namelijk persoonsgegevens in voorkomen (zie hierna bij Archivering digitale culturele erfgoed).

Hierna volgt meer informatie over een aantal specifieke doeleinden. 

Statistisch onderzoek 

De KB doet statistisch onderzoek naar algemene trends in het gebruik van haar diensten en voorzieningen. We gebruiken alleen geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens, zoals onder nummer 2 beschreven, die zijn losgekoppeld van direct identificerende gegevens zoals jouw naam en lidmaatschapsnummer. Zo houden we statistieken bij over welke, het soort en de hoeveelheid publicaties die worden geleend of die in de leeszalen op aanvraag of online via onze beveiligde omgeving worden geraadpleegd. Ook houden we bij hoeveel bezoekers onze leeszalen bezoeken en op welke tijdstippen. We gebruiken de resultaten van de onderzoeken om onze dienstverlening en voorzieningen te evalueren en te optimaliseren. De onderzoeksresultaten kunnen uitsluitend op geaggregeerde basis gerapporteerd worden aan onze leveranciers van content (zoals uitgevers en licentiegevers). Ook zij gebruiken deze resultaten om hun diensten beter af te stemmen op jouw wensen en behoeften. 

Gerichte marketing

Met jouw toestemming gebruiken wij jouw persoonsgegevens om je een of meer van onze nieuwsbrieven met informatie over onze diensten en voorzieningen te sturen. Je kunt je altijd weer afmelden voor het ontvangen van de nieuwsbrief door de instructies in de nieuwsbrief te volgen. In onze nieuwsbrieven maken we gebruik van pixels, zodat we kunnen meten of een nieuwsbrief is geopend en hoe vaak er wordt doorgeklikt naar onze website. Deze pixels gebruiken we alleen om de prestaties van de nieuwsbrief en daarmee de gebruikerservaring te verbeteren.

Cookies en vergelijkbare technieken
Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Voor meer informatie, zie onze cookieverklaring.

Beveiliging

Met het oog op het behoud en de bescherming van onze (digitale) collectie verwerken we bepaalde van de onder nummer 2 beschreven persoonsgegevens van je. Zo houden we bij wie een gedrukte publicatie heeft geleend of geraadpleegd, zodat wij bij beschadiging of vermissing van een publicatie zo nodig passende maatregelen kunnen treffen. Daarnaast gebruiken we camera’s om jouw en onze eigendommen te beveiligen. We gebruiken jouw gegevens ook om fraude of misbruik van onze diensten of voorzieningen op te sporen of te voorkomen. Voor onze digitale collecties en bestanden controleren we bijvoorbeeld of deze worden geraadpleegd in strijd met onze afspraken met uitgevers en/of licentiegevers. 

Archivering digitale culturele erfgoed

De KB archiveert sinds 2007 de belangrijkste websites over de taal, cultuur en geschiedenis van Nederland. Op deze gearchiveerde websites kunnen ook persoonsgegevens voorkomen zoals namen, foto’s en andere informatie over een persoon. Het webarchief is alleen toegankelijk in de KB-leeszaal. Zie voor meer informatie: https://www.kb.nl/over-ons/expertises/webarchivering. 

De KB vraagt aan uitgevers om van iedere in Nederland uitgegeven publicatie, dus ook digitale publicaties, een exemplaar ter beschikking te stellen voor het Depot van Nederlandse Publicaties. Ook in deze digitale publicaties kunnen persoonsgegevens, zoals namen, foto’s en andere informatie van een persoon voorkomen. 

We verwerken jouw gegevens op basis van jouw toestemming (bijvoorbeeld om je de nieuwsbrief te sturen), om jouw lidmaatschapsovereenkomst uit te voeren, om te voldoen aan wettelijke plichten die op ons rusten, voor de vervulling van onze publieke taak (algemeen belang) of voor een van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde. 

Je kunt jouw toestemming voor het ontvangen van de nieuwsbrief op ieder moment intrekken met het linkje onderaan de nieuwsbrief. Je ontvangt dan niet langer de nieuwsbrief.

Toegang tot jouw gegevens hebben alleen die medewerkers van de KB die vanuit hun functie geautoriseerd zijn om gegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen. Deze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding.

Bij de levering van onze diensten worden we ondersteund door een aantal zorgvuldig geselecteerde leveranciers, zoals hostingproviders en e-mailserviceproviders. Sommige van deze leveranciers hebben toegang nodig tot een aantal van jouw gegevens om hun diensten te kunnen leveren. We verplichten al deze leveranciers om passende beveiligingsmaatregelen te nemen met betrekking tot jouw gegevens en te handelen volgens onze instructies. In ons privacybeleid hebben we vastgelegd dat persoonsgegevens in principe alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden. In uitzonderlijke situaties wijken we daarvan af. We zorgen er dan voor dat passende maatregelen worden getroffen in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Bepaalde digitale content (zoals gelicentieerde bestanden) wordt geleverd door onze samenwerkingspartners. Deze samenwerkingspartners hebben in principe geen toegang tot jouw gegevens maar in een enkel geval hebben zij het lidmaatschapsnummer nodig om de content te kunnen leveren. Soms verlaat je de KB-omgeving en kom je terecht in de omgeving van de contentleverancier waar je bij sommige leveranciers een account kunt aanmaken. Voor meer informatie over die verwerking van persoonsgegevens, kun je de privacyverklaring van die contentleverancier raadplegen, aangezien zij vanaf dat moment verwerkingsverantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens op hun platform. Sommige contentleveranciers ontvangen geaggregeerde onderzoeksresultaten (zie onder 4 Statistisch onderzoek). We verplichten al onze leveranciers om passende beveiligingsmaatregelen te nemen met betrekking tot jouw gegevens en te handelen volgens onze instructies. 

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet verstrekken aan andere derden, tenzij je daarvoor voorafgaande toestemming hebt gegeven of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Onze website kan links bevatten naar omgevingen van derden, zoals iDEAL, Mastercard, Visa, SEPA, iDIN en InAcademia. Als je deze links volgt, verlaat je onze omgeving. Hoewel we deze derden met veel zorg hebben gekozen, aanvaardt de KB geen aansprakelijkheid voor het gebruik van jouw gegevens door die derden. Voor meer informatie kun je de privacyverklaring van die derden raadplegen.

De KB draagt er zorg voor dat jouw persoonsgegevens adequaat worden beveiligd zodat jouw gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerd gebruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging en onrechtmatige vernietiging. 

Tenzij wij verplicht zijn om op grond van wetgeving jouw gegevens langer te bewaren, hanteren we de volgende bewaartermijnen:

• Direct tot jou herleidbare gegevens, zoals jouw naam, adres en overige lidmaatschapsgegevens, bewaren we maximaal 2 jaar nadat jouw lidmaatschap is beëindigd;
• Gegevens in ons klantcontactsysteem bewaren we tot 2 jaar na afhandeling van het ticket;
• Op welke digitale bronnen je met jouw KB-inloggegevens hebt ingelogd, bewaren we in logbestanden gedurende maximaal 1 jaar;
• Bestanden die je opslaat op een KB-computer, bewaren we niet langer dan 7 dagen na aanmaak of wijziging van het bestand. Jouw printopdracht bewaren we 3 dagen. Jouw browsegeschiedenis wordt direct verwijderd bij het uitloggen of automatisch na 60 minuten inactiviteit;
• Het feit dat je bent ingelogd op een KB-computer in de leeszaal en hoe lang je bent ingelogd bewaren we 31 dagen;
• Het pasnummer dat samen met het tijdstip van binnenkomst en het tijdstip van vertrek wordt opgeslagen bewaren we één maand om het aantal unieke bezoekers op één dag te kunnen tellen;
• Tot welke Bijzondere Collectiestukken je inzage hebt gehad, bewaren we 10 jaar;
• Geaggregeerde gegevens die we gebruiken voor statistisch onderzoek verwijderen we uiterlijk 3 jaar nadat we deze gegevens hebben verzameld;
• Persoonsgegevens die in onze fysieke collectie, digitale collectie (zoals het webarchief en e-depot) en catalogus voorkomen bewaren we zolang deze deel uitmaken van de collectie van de KB.
• Camerabeelden bewaren we maximaal 7 dagen: deze kunnen bij een incident langer worden bewaard, namelijk tot afhandeling van het incident en maximaal 3 jaar;
• Registratie in het betaalsysteem bewaren we tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap. Financiële transactiegegevens bewaren we 7 jaar na de transactiedatum. 

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen, de verwerking van persoonsgegevens te beperken of een deel van jouw persoonsgegevens door te geven aan andere organisaties. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als je toestemming hebt gegeven tot het verwerken van jouw persoonsgegevens (zoals het ontvangen van de nieuwsbrief) heb je het recht om deze toestemming weer in te trekken. In bepaalde situaties kunnen deze rechten beperkt zijn, bijvoorbeeld als wij kunnen aantonen dat wij een wettelijke verplichting hebben jouw persoonsgegevens te verwerken.

Wij zullen in beginsel binnen één maand op een verzoek tot inzage of correctie reageren. In geval van een verzoek tot verwijdering zullen we de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij en voor zover de wet verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten. We kunnen je vragen om aanvullende informatie te verstrekken om jouw identiteit te controleren. 

We willen je erop wijzen dat we verzoeken tot verwijdering van persoonsgegevens uit de fysieke collectie, de digitale collectie (zoals het webarchief en e-depot) of catalogus niet in behandeling kunnen nemen. Het is een wettelijke taak van de KB om publicaties van en over Nederland te verzamelen, te bewaren, zoveel mogelijk publiek en vrij toegankelijk te maken en een catalogus aan te bieden. Het is belangrijk dat de authenticiteit en volledigheid van cultuurhistorisch, journalistiek en literair bronmateriaal gewaarborgd wordt. De KB kan daar dus niet zomaar gegevens uit verwijderen. Bovendien bevat de privacywetgeving een uitzondering waardoor het recht om verwijdering van gegevens te verzoeken niet geldt voor de verwerkingen door o.a. bibliotheken, zoals de KB, voor literaire en/of journalistieke doelen.

Wel bestaat het recht om vergeten te worden in zoekresultaten van zoekmachines (“vergeetrecht”) zoals Google. Dan wordt het oorspronkelijke bronmateriaal niet van het internet verwijderd, maar wordt bewerkstelligd dat Google het bronmateriaal niet meer in de zoekresultaten opneemt als op jouw naam wordt gezocht. Met andere woorden: als mensen op jouw naam zoeken, krijgen ze de website niet als zoekresultaat te zien. Zo’n verzoek kun je bij Google indienen door het ‘Aanvraagformulier voor verwijdering van persoonlijke informatie’ van Google in te vullen. Of je verzoek zal slagen, is niet te zeggen; de toetsing wordt uitgevoerd door Google op basis van criteria die door het Europees Hof van Justitie zijn vastgesteld.

De KB kan deze privacyverklaring wijzigen. We zullen je op passende wijze informeren over wezenlijke wijzigingen. In alle andere gevallen raden wij aan deze privacyverklaring regelmatig te lezen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 11 januari ’24

Wij nemen jouw privacy serieus. Heb je vragen, opmerkingen of klachten, dan kun je contact opnemen met onze klantenservice via: @email. Je kunt ook een mail sturen aan de Functionaris Gegevensbescherming van de KB via @email. 

Wij hopen dat wij al jouw vragen over onze verwerking van jouw persoonsgegevens kunnen beantwoorden. Mocht dat niet zo zijn, dan heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.