Splitsing van hoofdgebouw en magazijn

“De nationale bibliotheek moet goed bereikbaar zijn voor iedereen”, vertelt Foekje Boersma, hoofd Collectiebehoud. “Maar zo’n grote collectie bewaren op een A-locatie is erg kostbaar. Ook voor het behoud van de collectie is het beter om de gebouwen te splitsen.” In een gebouw waar mensen werken is actieve klimatisering nodig. Waar de mens prettig werkt bij 18 tot 22 graden en een aangename luchtvochtigheid, vraagt de collectie om andere omstandigheden. “Het is niet zoals een pak melk, dat bederft boven een bepaalde temperatuur. Maar de collectie moet wel een stabiel klimaat hebben, met zo min mogelijk verstoringen.”

Geen klimaatinstallatie

In het nieuwe magazijn is het plan dat de boeken niet door mensen worden gehaald maar door een robot. “Door de ‘factor mens’ uit het plaatje te halen, realiseren we een gunstiger klimaat voor de collectie”, legt Foekje uit. “We hoeven niet meer te koelen, te verwarmen of te bevochtigen. Dat heeft veel voordelen, want een klimaatinstallatie is een dure investering en onderhoudsintensief. Daarnaast kunnen er problemen ontstaan: de installatie slaat op hol, gaat kapot en er moet veel worden gemonitord. Er kan lekkage ontstaan, funest voor de collectie. “Door de ‘factor mens’ uit het plaatje te halen, realiseren we een gunstiger klimaat voor de collectie”, legt Foekje uit. “Daarvoor is dan wel een hoogwaardig gebouw nodig om het binnenklimaat passief te stabiliseren. Zo zorgen we voor een duurzaam behoud van onze unieke collectie.” Doordat het zuurstofniveau in het magazijn lager wordt gehouden dan normaal, kan er geen brand ontstaan.

Een grote verhuizing

Voordat we de fysieke collectie kunnen verplaatsen naar een nieuw magazijn moet er wel een hoop gebeuren. “De collecties zoals die nu bij ons in huis worden bewaard, kunnen niet zomaar worden verhuisd”, aldus Foekje. “Hiervoor zijn vier belangrijke eisen gesteld: vindbaar en schoon voor wat betreft de gehele collectie, beschermd en eventueel restauratie voor kwetsbare bijzondere collectie items. Als iets nu niet op de goede plek staat, kan de medewerker bedenken waar het wellicht kan liggen. Dat kan straks niet meer, want medewerkers kunnen niet meer in het magazijn. Daarom zijn we druk bezig met het aanbrengen van barcodes, zodat de collectie vindbaar blijft.” Een groot deel van de collectie staat al een aantal decennia in het magazijn van de KB. Om het stof niet te verplaatsen, worden de items stuk voor stuk schoongemaakt. Zo blijft het nieuwe magazijn schoner, want het grootste deel van het vuil komt van mensen. Denk hierbij aan vezels van kleding, haar en huidschilfers. Voor de collectiestukken die bescherming nodig hebben, wordt er gebruikgemaakt van zuurvrij kartonnen verpakkingen, op maat gemaakt. Zo kunnen alle stukken veilig worden verhuisd en behouden.

Robots

“Het is niet zo sexy als de robots die je op internet vindt”, lacht Foekje. “Maar we willen inderdaad gebruik gaan maken van een gerobotiseerd systeem.” Dit logistieke systeem met een soort geavanceerde heftrucks, houdt bij waar een container staat en welk deel van de collectie daarin zit. Die plek is niet vast, het slimme systeem bepaalt waar welke container het beste kan worden geplaatst. Hierbij houdt het ook rekening met de opvraagfrequentie. 

Collectie blijft beschikbaar

“In tegenstelling tot bijvoorbeeld de Cambridge University Library, die bij hun verhuizing naar een extern magazijn de te verplaatsen collectie een jaar lang blokkeerde, willen wij ervoor zorgen dat de collecties tijdens de verhuizing opvraagbaar blijven”, vertelt Foekje. “Ook als de collecties tijdens die twee jaar zich op twee verschillende locaties bevinden.” Alleen op het moment dat een collectiestuk verplaatst wordt, is deze voor een korte tijd niet opvraagbaar.

Voorbeeld uit het veld

Een mooi voorbeeld voor de KB is de Speicherbibliothek in Büron, Zwitserland (zie foto). Foekje vertelt: “We werken nauw samen en kunnen leren van wat zij achteraf anders zouden doen. We willen innovatief zijn, met de zekerheid van een concept dat werkt.” De Speicherbibliothek is het eerste gerobotiseerde magazijn dat op duurzaamheid is gebouwd, zonder klimaatinstallatie. De schaalgrootte waarmee de KB het gaat doen is bijzonder, Büron is een stuk kleiner. “In die zin is wat wij doen uniek, we gaan nog een stapje verder.”