In deze columnreeks maakt de nieuwe Algemeen directeur Wilma van Wezenbeek kennis met de KB. Achter de schermen leert ze werknemers kennen die belangrijk werk verrichten dat niet altijd bij iedereen bekend is. Vaak op indrukwekkende schaal. Vandaag: metadateren.
Onze collectie bevat miljoenen boeken, kranten en tijdschriften, zowel fysiek als digitaal. Maar daar heb je natuurlijk niets aan als je ze niet kunt vinden.
Achter de schermen werken heel veel mensen heel hard om al deze werken vindbaar te maken. Zij leggen de zogeheten metadata vast: gegevens over bijvoorbeeld de titel, de schrijver, genre en het jaar van uitgave. Dankzij deze informatie kun je een boek vinden in onze catalogus. Die daardoor meteen ook een schat aan informatie bevat. En je hoeft er alleen maar voor op enter te klikken. Alsof het niets is.
Deze gegevens worden geleverd door de afdeling Collectiedata. Hier voorzien zo’n 30 collega’s jaarlijks ongeveer 50.000 fysieke boeken, kranten en tijdschriften van metadata. Wat een werk voor deze catalogiseerders en metadataspecialisten!
Ik maakte deze week kennis met metadataspecialist Júlia Kemendi. Ik vroeg haar waarom het zo belangrijk is dat we deze informatie opslaan. “Met de metadata maken we onze collectie niet alleen vindbaar, maar ook bruikbaar”, legt zij uit. “Dankzij de informatie in onze catalogus weten mensen en computers binnen en buiten de KB of ze het juiste boek gevonden hebben. En welke informatie daar dus over bekend is. Ook zonder het werk in te zien, kom je er dus al veel over te weten. Wij zijn eigenlijk de brug tussen de collectie en de gebruiker.”
Er wordt daarbij gewerkt volgens internationale richtlijnen. “Zo weten we zeker dat we onze data makkelijk kunnen uitwisselen met andere bibliotheken in de wereld.”
“En ik wil niet eng doen”, vertelt Júlia verder, “maar zonder ons werk is er geen fysieke collectie meer. In die catalogus staat namelijk ook wáár in de KB het boek zich bevindt. Als die informatie verdwijnt, is een boek niet meer te vinden. En dan geldt het als verloren.”
Al lopend over de afdeling zie ik vele boeken liggen. Er is helaas een achterstand. Deze is nog te wijten aan de coronaperiode: de afdeling mocht maandenlang het pand niet in en het werk stapelde zich letterlijk op. Maar ook aan de overstap op een nieuw bibliotheeksysteem, met een nieuwe invoerstandaard. Of eigenlijk: een heel nieuwe taal.
De Retrotool is één van de slimme oplossingen om de achterstanden in te halen. Deze gebruiken we om de zogeheten retrocollectie te verwerken. Dit zijn oude boeken die we ooit gekregen hebben of hebben aangekocht, maar die nog niet zijn beschreven en vermoedelijk ontbreken in onze collectie. Met een documentcamera wordt een foto gemaakt van de titelpagina en het colofon van een boek. De gegevens die hierop staan, komen in een digitale tool terecht. Met behulp van kunstmatige intelligentie wordt deze informatie in de juiste catalogiseervelden gezet. En met een druk op de knop zoekt deze tool in onze catalogus of wij het boek al hebben of niet. Zo niet, dan voegen we het toe, waarbij de tool een basisbeschrijving maakt waar de KB-medewerker mee verder kan werken. Mooi!
In de catalogus staan inmiddels dus miljoenen werken beschreven. Mil-joe-nen. Met dank aan Júlia en haar collega’s.