Wilma ontdekt: 7,2 miljoen bezoeken aan DBNL

In deze columnreeks maakt de nieuwe Algemeen directeur Wilma van Wezenbeek kennis met de KB. Achter de schermen leert ze werknemers kennen die belangrijk werk verrichten dat niet altijd bij iedereen bekend is. Vaak op indrukwekkende schaal. Vandaag: functioneel beheer. 

_{Tekst gaat door onder de video.}

Trots. Een ander woord heb ik er niet voor. Met onze digitale diensten DBNL, Delpher en de online Bibliotheek bereiken we 1 op de 3 volwassen Nederlanders. Dat is fantastisch.  

In de KB werken heel veel mensen om deze diensten draaiende te houden. Voor de gebruikers, maar ook voor de medewerkers. Als de systemen waarmee zij werken namelijk haperingen vertonen, kan dat grote gevolgen hebben voor de diensten. De collega’s die de problemen met deze systemen oppakken, zijn de functioneel beheerders.  

Deze week sprak ik met Frank Heinen. Hij werkt als functioneel beheerder digitalisering onder meer voor DBNL, de Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren. Op deze site vind je gedigitaliseerde boeken en tijdschriften uit het gehele Nederlandse taalgebied. De dienst werd in 2023 maar liefst 7,2 miljoen keer bezocht. Prachtig! Met dank dus aan onder anderen Frank. 

“Samen met de IT-afdeling los ik om te beginnen storingen op”, vertelt Frank. “De redactie van DBNL werkt bijvoorbeeld samen met een digitaliseringsbedrijf aan de andere kant van de wereld. Zij moeten zware bestanden naar elkaar kunnen versturen. Laatst meldde het digitaliseringsbedrijf dat zij problemen hadden om met onze server te verbinden. De bezoekers van DBNL merken daar niet meteen iets van. Maar als de storing lang duurt, loopt het digitaliseren vertraging op en komt er geen nieuwe content op de site. Aan mij de taak om te zorgen dat de storing wordt opgespoord en opgelost.” 

“Maar ik kijk ook of processen en systemen verbeterd kunnen worden”, legt Frank uit terwijl we de DBNL-redactie bezoeken. “Denk aan de database waar de redactie mee werkt. Daar staat een schat aan informatie in: over auteurs, over titels, et cetera. De redactie is gevraagd welke verbeterpunten zij zien voor deze database. Dat leverde een flinke wensenlijst op waar we mee aan de slag zijn gegaan. Dat doe ik samen met het team DBNL Backend. Wekelijks stemmen we af wat er speelt.”

“De voortgang van zulke verbeterpunten houden we bij in een systeem. En wanneer iets eenmaal is gerealiseerd, dan werken we de handleiding die erbij hoort bij.”  

“Op IT-gebied zijn er altijd ontwikkelingen die de aandacht vragen. Vorig jaar zijn we overgegaan naar een nieuwe server, met een nieuwe Windows-versie. Dat is een behoorlijk karwei. Ook zijn we bezig om in kaart te brengen of DBNL voldoet aan alle vereisten van informatiebeveiliging.”  

“Verder zijn we momenteel aan het kijken of het metadateren van teksten ook kan met behulp van AI. Dat gebeurt nu nog handmatig door freelancers. Dankzij deze metadata kun je op de DBNL-site doorklikken naar andere relevante teksten. En ze geven ook de opbouw van een tekst aan. Waarschijnlijk kan dit proces sneller met AI. Je voedt een AI-systeem, een Large Language Model, met informatie, waardoor je dat systeem traint. De freelancers controleren het resultaat en brengen waar nodig verbeteringen aan.”  

“Vanuit mijn rol haak ik hier diverse collega’s bij aan: de afdeling Onderzoek, een informatiemanager, een procesmanager, een IT-specialist. Het zou mooi zijn als het lukt: er kunnen dan sneller dan vroeger meer nieuwe teksten online komen.” 

Dat zou inderdaad mooi zijn. Heel veel succes! Ondertussen ben ik maar wat onder de indruk van deze dienst, die in november 25 jaar bestond en een prachtige ereprijs ontving van Stichting De Gouden Ganzenveer. Even snel zoeken naar teksten uit mijn geboortejaar.